Chấm công là gì? Các hình thức chấm công thay đổi theo sự phát triển của công nghệ

Chấm công là một việc làm quen thuộc và quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty và những nơi sử dụng lao động khác. 

Chấm công là việc ghi nhận vào làm và giờ tan làm của nhân viên, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không,… 

Việc này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó có thể quản lý nhân viên tốt hơn và hỗ trợ tính lương chính xác cho người lao động. 

Mặc khác, nếu đứng trên góc độ của người lao động thì chấm công giúp người lao động bảo vệ được quyền lợi của mình. Điều này hạn chế khả năng doanh nghiệp bắt nhân viên làm việc quá thời gian cho phép. Thêm vào đó, căn cứ vào số công đã chấm giúp nhân viên xác định được tiền lương có được tính công bằng hay không.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ qua từng thời kỳ, các doanh nghiệp cũng thay đổi hình thức chấm công khác nhau. Các hình thức chấm công hiện đại được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là: 

• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công bằng vân tay
• Chấm công bằng khuôn mặt
• Chấm công bằng mống mắt
• Chấm công online

Nếu so với việc chấm công một cách truyền thống (như cắt cử người quản lý giám sát nhân viên và ghi chép dữ liệu bằng tay) thì các phương pháp trên đã thay đổi thói quen của nhiều doanh nghiệp, đó là: 

• Rút ngắn thời gian chấm công
• Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách quan.
• Dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì các dữ liệu được máy ghi nhận chứ không phải do con người.
• Các phương pháp ngày nay thường tích hợp nhiều tính năng, tiện ích khác như tính lương, giao việc, quản lý yêu cầu,...

Các hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay

1. Hình thức chấm công bằng thẻ từ

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào của nhân viên sẽ được lưu lại trong máy.

Ưu điểm:

• Thời gian chấm công khá nhanh chỉ mất khoảng 2 giây/ người. Phương pháp chấm công này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp có quy mô lớn.
• Phù hợp với nhiều hình thức doanh nghiệp, hạn chế những ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến khả năng chấm công của máy.
• Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nối với máy tính cho việc xử lý thông tin dễ dàng và hiệu quả.
• Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán...
• Có hỗ trợ lưu trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.

Nhược điểm:

• Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên.
• Yêu cầu người lao động phải nhớ mang theo thẻ mới có thể chấm công, nhân viên đi làm nhưng quên mang theo thẻ cũng có thể không được ghi nhận công. 
• Có thể chấm công hộ cho người khác một cách dễ dàng nếu không có người giám sát.

2. Hình thức chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công vân tay sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Ưu điểm:

• Là hình thức chấm công có độ chính xác cao và phòng tránh nhân viên gian lận chấm công hộ nhau.
• Việc chấm công được thực hiện nhanh chóng, thường rơi vào 1-2s/ người.
• Chỉ phát sinh chi phí ban đầu là máy chấm công, không phát sinh thêm chi phí khác như giấy hay thẻ từ.
• Thường có khả năng đồng bộ với phần mềm chấm công, cho phép trích xuất dữ liệu giờ ra vào, ngày nghỉ,... của nhân viên. 

Nhược điểm:

• Vào những ngày mưa, thời tiết lạnh sẽ khiến nhân viên khó khăn hơn trong việc chấm công. Ảnh hưởng của môi trường xung quanh khiến máy chấm công không thể xác minh được vân tay. 
• Với những công việc mang tính đặc thù thường tiếp xúc với hóa chất hoặc dễ gây trầy xước tay sẽ rất khó khăn trong việc áp dụng hình thức này để chấm công cho nhân viên.
• Chỉ có thể chấm công mỗi lần cho một nhân viên và không phù hợp với những công việc có tính chất di chuyển liên tục.

3. Hình thức chấm công bằng khuôn mặt 

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị máy chấm công khuôn mặt.

Ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng một cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. 

Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.

Ưu điểm:

• Cho độ chính xác cao, không thể nào xảy ra tình trạng chấm công hộ giữa các nhân viên.
• Chỉ cần đầu tư chi phí ban đầu là máy chấm công khuôn mặt.
• Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công bằng thẻ từ và chấm công bằng vân tay như: Quên thẻ, nước mưa, trầy xước vân tay,...
• Máy chấm công có thể đồng bộ với phần mềm chấm công để xử lý các dữ liệu.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cho máy chấm công bằng khuôn mặt khá đắt.
• Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công bằng thẻ hay bằng vân tay. 

4. Hình thức chấm công bằng bằng mống mắt

Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công dựa vào mống mắt để chấm công cho nhân viên. 

Chiếc máy chấm công sẽ không quét võng mạc của nhân viên mà chỉ đơn giản xác nhận hình ảnh về mống mắt của nhân viên dựa vào dữ liệu đã có. Nhân viên chỉ cần đứng trước máy chấm công để máy xác định danh tính. 

Ưu điểm:

• Có độ chính xác cao, không thể xảy ra tình trạng gian lận.
• Đây là hình thức chính xác nhất để xác định cá nhân ở khu vực công cộng, khu vực giao thông cao tốc, nơi mà việc xác định danh tính bằng vân tay hay thẻ từ chưa tỏ ra thực sự hiệu quả. 
• Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay,...

Nhược điểm:

• Có chi phí cho máy quá cao so với những hình thức chấm công khác.

5. Hình thức chấm công online bằng phần mềm nhân sự

Đây là hình thức chấm công sử dụng phần mềm chấm công. 

Phần mềm chấm công thường dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa các dữ liệu giúp việc chấm công nói riêng và quản lý nhân sự nói chung trở nên dễ dàng đối với các doanh nghiệp. 

Trên thị trường hiện nay, việc chấm công nhờ sử dụng phần mềm chấm công phổ biến với 2 hình thức, đó là chấm công nhờ kết nối Wifi và chấm công nhờ định vị GPS. 

Ưu điểm:

• Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể quản lý việc chấm công cho nhân viên một cách hiệu quả.
• Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
• Mang lại những trải nghiệm mới cho nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc hiện đại. 
• Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Nhược điểm:

• Cần sử dụng internet mới có thể hoạt động được.
• Yêu cầu nhân viên phải biết sử dụng phần mềm, máy tính, điện thoại. 

6. Hình thức chấm công bằng Camera AI

Camera chấm công ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng các hình thức chấm công ở trên.  Chấm công bằng camera đang dần trở thành xu hướng trong thị trường hiện nay. Cùng với sự thuận tiện, thông minh, công cụ này ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Camera chấm công bằng khuôn mặt giúp giảm đến 90% thời gian. Với các hình thức chấm công cũ, nhân viên phải mất vài phút để chấm công do phải xếp hàng đợi hay do máy chấm công hoạt động không được ổn định. Tuy nhiên, với giải pháp chấm công bằng camera, thời gian chấm công đã được tối ưu khi chỉ mất 1 – 2 giây và có thể chấm công một lúc cho nhiều người.
• Chấm công tự động: Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của hình thức chấm công này. Với việc sử dụng camera AI thông minh, nhân viên sẽ không còn phải lo lắng về tình trạng quên chấm công nữa. Khi đến nơi làm việc, camera sẽ tự động nhận diện và xác định thời gian check in – check out của nhân viên.
• Đảm bảo sự chính xác, minh bạch: Nhân viên khi đi qua thiết bị camera AI sẽ được nhận diện và ghi nhận thời gian ra vào, sau đó thông tin được gửi về thiết bị điện thoại. Từ đó, nhân viên có thể xem trên app chấm công ở điện thoại để biết được mình đã chấm công hay chưa và thời gian chấm công là lúc nào. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho tất cả mọi người.
• Dễ dàng quản lý: Được hoạt động dựa trên trí tuệ nhân tạo, nên việc quản lý hồ sơ và theo dõi các hoạt động chấm công hàng tháng sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều so với hệ thống thủ công. Với hệ thống phân quyền thông minh, leader trực tiếp và HR của công ty sẽ dễ dàng nắm bắt được thời gian chấm công của nhân viên giúp việc tính ngày công dễ dàng hơn.
• Nâng cao tính bảo mật: Camera chấm công còn có chức năng nhận diện người lạ và gửi thông tin cảnh báo về cho người quản lý ngay lập tức. Do đó, vấn đề an ninh sẽ được đảm bảo an toàn, tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra.

Nhược điểm:

Song song với những ưu điểm, máy chấm công nhận diện khuôn mặt cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định sau:

• Thời gian xử lý chấm công lâu hơn: Quá trình xử lý dữ liệu của máy lâu hơn, bạn sẽ phải chờ khoảng 2s đến 15s cho việc xử lý trong chấm công.

• Giá thành vẫn tương đối cao:  Camera chấm công có giá thành cao hơn so với các loại sản phẩm cùng loại khác do máy sử dụng công nghệ cao.