Việc chấm công giúp các nhà quản lý và bộ phận nhân sự theo dõi, quản lý thời gian của nhân viên và tính ra mức lương cùng các đãi ngộ phù hợp. Theo dõi thủ công việc chấm công sẽ rất rắc rối. Bảng chấm công do các nhà quản lý duy trì có thể gây ra mối lo ngại về tính minh bạch. Hầu hết các công ty đã chuyển sang chấm công điện tử vì sự tiện lợi và minh bạch.

Chấm công điện tử cho phép:

• Loại bỏ các lỗi quản lý,
• Loại bỏ các lỗi thủ công trong quản lý tính lương,
• Loại trừ hành vi trộm thời gian của nhân viên,
• Ghi lại dữ liệu chấm công theo thời gian thực của nhân viên,
• Giảm thời gian ghi chép, tăng thời gian làm việc,
• Có cái nhìn tổng quan nhanh về việc chấm công của nhân viên,
• Tạo công bằng cho nhân viên khi đánh giá chuyên cần.
• Tránh những phức tạp về pháp lý và kinh tế nhờ việc không có sai sót trong chấm công.

Mặc dù khi xét riêng lẻ, việc tiết kiệm thời gian dường như không đáng kể, nhưng thời gian ghi chép cộng dồn có thể ảnh hưởng khá nhiều đến nhân viên trong hàng tháng hoặc hàng năm. Từ phía người quản lý, thời gian tiết kiệm được là rất lớn.

Năng suất và hiệu quả mang lại của bất kỳ hệ thống tự động nào là điều hiển nhiên và đã được thảo luận rộng rãi trên thế giới mạng. Điều tương tự cũng áp dụng cho hệ thống chấm công tự động thông qua sinh trắc học hoặc theo dõi chấm công điện tử khác. Hoạt động đồng bộ của bất kỳ phần mềm ERP (hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) nào có thể khá hiệu quả trong việc thay đổi hoạt động của tổ chức.

Phần mềm tích hợp tốt với các hệ thống khác của tổ chức như thẩm định, bảng lương... là điều hoàn toàn có lợi cho bất kỳ công ty nào. Mô-đun chấm công Odoo Timesheet sẽ cho phép người quản lý theo dõi việc chấm công hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.

Để có cái nhìn chi tiết về mô-đun chấm công trong Odoo Timesheet, xin hãy đọc tiếp.

Mô-đun chấm công Odoo Timesheet

Mô-đun chấm công từ Odoo Timesheet có thể được cài đặt từ các ứng dụng Odoo. Ứng dụng đã cài đặt khi được mở sẽ chuyển hướng đến cửa sổ đăng nhập/đăng xuất. Chúng ta có thể truy cập vào ứng dụng bằng mũi tên đăng nhập/đăng xuất trên màn hình. Chúng ta có thể kích hoạt mã pin hoặc mã vạch để nhân viên ghi lại sự chấm công của họ vào hệ thống.

Cấu hình sử dụng Chế độ Kiosk

Từ giờ, việc chấm công vào/ra của nhân viên ở Chế độ Kiosk sẽ được ghi lại bằng cách quẹt thẻ hoặc nhập mã số PIN.

Trong ứng dụng Quản lý Vào/Ra  Chọn Quản lý  chọn Chế độ Kiosk để chuyển đến giao diện đăng nhập bằng cách quét mã vạch hoặc nút xác nhận thủ công. 

Trong cấu hình chấm công, chúng ta có thể kích hoạt mã pin nhân viên. Sau đó, nhân viên có thể sử dụng mã pin này để ghi lại sự có mặt của họ. Sau khi kích hoạt mã pin, nó có thể sử dụng ở chế độ kiosk. Tính năng này rất hữu ích trong trường hợp ID nhân viên hay mã vạch bị quên hoặc chưa được tạo.

Máy quét mã vạch sẽ quét mã thẻ của nhân viên để đánh dấu sự có mặt của họ. Nếu chọn xác nhận thủ công (identify manually), người dùng sẽ được chuyển hướng đến danh sách nhân viên, nơi họ có thể chọn thẻ nhân viên tương ứng của mình và nhập mã PIN.

Có thể sử dụng nút XÁC NHẬN THỦ CÔNG (IDENTIFY MANUALLY) để sử dụng mã PIN nhân viên và đăng nhập.

Sau khi đăng nhập xong, sự có mặt của nhân viên sẽ được ghi vào hồ sơ nhân viên.

Tạo ID nhân viên

Người quản lý có tùy chọn để truy cập cả chi tiết nhân viên và chi tiết chấm công. Trong danh sách (menu) nhân viên từ người quản lý, bạn có thể kéo xuống để đến cửa sổ nhân viên đã được tạo trong công ty. Trong cài đặt nhân sự (HR Settings), có một tùy chọn để cung cấp vị trí công việc. Chúng ta có thể chỉnh sửa chi tiết nhân viên bao gồm mã PIN và thẻ ID (badge ID) sau khi kích hoạt mã PIN nhân viên trong cấu hình. Thẻ ID có thể được tạo từ cùng một cửa sổ bằng cách sử dụng tùy chọn tạo.

Pin và thẻ này do người quản lý hoặc quản trị viên tạo và có thể sửa khi cần thiết. Sau đó, nó được thông báo cho nhân viên để chuyển giao trong tương lai.

Thẻ được tạo tự động hoặc tùy chỉnh từ cùng một cửa sổ và sẵn sàng cho nhân viên sử dụng.

Giờ, việc chấm công của nhân viên sẽ được ghi lại bằng ID này hoặc mã PIN.

Nhật ký nhân viên

Nhân viên có thể vào chế độ kiosk và tùy chọn quét mã vạch hoặc nút xác nhận thủ công. Máy quét mã vạch sẽ quét thẻ ID của nhân viên như hình trên. Việc này được ghi lại để đánh dấu sự có mặt của họ. Nếu chọn xác nhận thủ công, họ sẽ được chuyển hướng đến bảng điều khiển nhân viên, nơi họ có thể chọn thẻ nhân viên tương ứng của mình và nhập mã pin.

Nhân viên có thể làm theo quy trình tương tự để chấm công ra về.

Tổng quan về chấm công

Chúng ta có thể có cái nhìn tổng quát về việc chấm công của các nhân viên từ danh sách (menu) chấm công trong trình quản lý. Các chi tiết sẽ được hiển thị dưới dạng dữ liệu bảng và có thể thay thế cho bảng kanban.

Thông tin chi tiết về việc chấm công của nhân viên có thể được xuất dưới dạng tệp .xlsx cho bất kỳ mục đích nào theo yêu cầu của bộ phận nhân sự. Thời gian vào và ra hàng ngày sẽ được hiển thị cùng tổng số giờ làm việc, có thể xem thêm chi tiết chấm công của nhân viên trong tab báo cáo. Tính năng này có sẵn trong chế độ xem danh sách chấm công. Chúng ta phải thay đổi chế độ xem nếu phần chấm công được hiển thị theo bảng kanban.

Chúng ta cũng có thể truy cập thông tin chi tiết về việc chấm công của nhân viên từ tab của nhân viên trong menu người quản lý. Tại đây, chúng ta có thể xem bảng chấm công cá nhân của bất kỳ nhân viên cụ thể nào. Tổng quan nhanh về giờ làm việc của tháng trước sẽ được hiển thị trong tab chỉnh sửa nhân viên.

Phân tích việc chấm công

Từ menu báo cáo, chúng ta có thể phân tích việc chấm công của nhân viên. Điều này sẽ hiển thị việc chấm công hàng tháng của những nhân viên sử dụng mô-đun chấm công.

Phân tích có thể được lọc theo năm, tháng và quý. Chúng ta có thể thêm bất kỳ bộ lọc tùy chỉnh nào để phân tích.

Các chế độ xem biểu đồ khác nhau có sẵn trong báo cáo. Chúng ta có thể thay đổi giữa các chế độ xem tùy theo nhu cầu của người dùng. Cũng có thể so sánh với năm hoặc kỳ trước trong báo cáo.

Người quản lý hoặc quản trị viên cũng có thể xem việc chấm công của chính họ bằng cách áp dụng bộ lọc chấm công của tôi.

Một trong những trách nhiệm quan trọng của bộ phận nhân sự được đơn giản hóa nhờ mô-đun chấm công. Việc quản lý tiết kiệm thời gian và không phức tạp có thể cải thiện và tối đa hóa hiệu quả của tất cả các mô-đun quản lý nguồn nhân lực khác.

Hóa đơn có thể được tạo từ chính các dữ liệu chấm công

Tích hợp và liên thông dữ liệu các module khác

Link bài gốc:  cybrosys