Horenso - phương pháp làm việc của người Nhật
"Hō-Ren-Sō" (phiên âm tiếng Anh là Horenso) là một câu thần chú trong kinh doanh hoặc từ viết tắt được ghi nhớ trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản. Là "viết tắt của" Hōkoku", "Renraku" và "Sōdan", và đặc biệt là từ đồng âm của hōrensō, trong tiếng Nhật có nghĩa là "rau bina". Horenso được sử dụng như một quy tắc kinh doanh cơ bản ở Nhật Bản để tiến hành kinh doanh giao tiếp được suôn sẻ.

Người Nhật rất nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu quả trong công việc. Đó là nhờ đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm rất nổi tiếng này. Thực tế nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các công ty tập đoàn lớn của Nhật đều có những điểm chung trong phong cách làm việc nhóm này. Khi tiếp xúc chúng ta cũng sẽ thấy người Nhật đều là những người có tinh thần tập thể cao, họ hợp tác làm việc một cách nhuần nhuyễn và đem lại hiệu quả tuyệt vời. 

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.


Horenso là viết tắt của:

  • HOKOKU: Báo cáo (các vấn đề được truyền đạt lên/xuống các cấp kịp thời

  • RENRAKU: Liên lạc (thông tin được liên thông nội bộ)

  • SODAN: Thảo luận (discuss), hỏi ý kiến, tham vấn (brainstorm)

1. HOKOKU: BÁO CÁO

Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc, các vấn đề găp phải. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn ra như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Task A sao rồi em?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Vì trong công việc đôi lúc bạn chưa thể phán đoán được hết các tình huống xảy ra thì thông qua việc báo cáo liên tục để sếp luôn nắm được tình hình và đưa ra những phán đoán chính xác hơn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

Nội dung báo cáo bao gồm:

  • Công việc đang thực hiện

  • Công việc thực hiện xong

  • Công việc sẽ thực hiện

  • Những vấn đề gặp phải

  • Có đề xuất hoặc mong muốn gì trong nhiệm vụ đó

Lưu ý: Thông tin báo cáo phải có tuyển chọn và phân tích dựa trên kết quả thu được

Thời điểm và cách thức báo cáo:

  • Bạn sẽ báo cáo khi hoàn thành hay kết thúc quá trình thực hiện công việc được giao. Tuy nhiên với những task thực hiện dài hạn thì chủ động báo cáo tiến độ theo những mốc mà team quy định thường là 1 ngày/lần.

  • Với những công việc tìm hiểu và xử lý gấp như sửa lỗi thi nên báo cáo ngay khi thu thập được thông tin gì mới hoặc khi bạn tìm thấy một phương pháp mới.

2. RENRAKU: LIÊN LẠC

Dùng để chia sẻ thông tin với người đồng cấp, dưới cấp, trên cấp hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người hoặc các bộ phận có thể phối hợp với nhau hiệu quả.

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. 

Phương pháp liên lạc tốt:

  • Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc trực tiếp bằng gặp mặt, điện thoại là cách hợp lý nhất.

  • Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc group chat nội bộ team để thông báo.

Một số lưu ý nên tránh khi liên lạc:

  • Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.

  • Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.

  • Liên lạc chậm quá lâu mới thực hiện.

  • Làm ngẫu hứng

3. SODAN: BÀN BẠC, HỎI Ý KIẾN, THAM VẤN