Hóa đơn chiếu lệ là gì?  

Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là dự báo về chi phí của một đơn bán hàng trước khi nó được thanh toán. Xuất hoá đơn chiếu lệ nhằm xác nhận cho cam kết của người bán hàng về việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ tại mức giá đã thông báo trước cho khách hàng. Hoá đơn chiếu lệ được sử dụng phổ biến trong mua và bán, đặc biệt là khi người mua và người bán chưa từng cộng tác với nhau trước đó. Nó là một loại hóa đơn dùng trong các loại chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nó không được hiểu là một hoá đơn chính thức. 

Hóa đơn chiếu lệ là bản dự thảo thường được nhà xuất khẩu phát hành trước khi soạn thảo hóa đơn thương mại (commercial invoice). Mục đích soạn thảo hóa đơn chiếu lệ giúp 2 bên mua bán chốt lại những vấn đề trong giao dịch trước khi đi chốt vấn đề. Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại, hoặc trong trường hợp chưa đi đến thỏa thuận cuối cùng về số lượng,đơn giá…

Phân biệt PI với đơn báo giá

Điều làm nên sự khác biệt giữa hoá đơn chiếu lệ và hoá đơn truyền thống đó là hoá đơn chiếu lệ dựa trên thoả thuận giữa người bán và người mua. Còn báo giá được gửi đi ngay cả khi khi chưa xác nhận thỏa thuận, vì vậy mà các điệu kiện bán hàng vẫn có thể thay đổi. 

Phân biệt PI với Commercial Invoice (CI)

Về cơ bản PI và CI sẽ khác nhau những điểm sau:

• PI là hóa đơn chiếu lệ có form biểu tương tự hóa đơn thương mại, nhưng nó không phải là yêu cầu đòi tiền nên không dùng trong thanh toán bởi được.
• Điểm giống: PI và CI đều chỉ rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Thường PI sẽ dùng khi gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
• Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đóng hàng vào container.
• Thông tin số tiền thanh toán: Thường trê CI là số tiền đã chốt trong giao dịch còn  PI thì số tiền có thể còn thay đổi nhiều lần nữa.
• Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, PI giống như một bản trào giá người mua có thể không mua hàng hóa của người bán cũng không sao.
• Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán, thủ tục thông quan xuất nhập khẩu, trong khi PI không có chức năng này.

Hiện tại, Hải quan Việt Nam chỉ chấp nhận hóa đơn thương mại CI (Commercial Invoice) là chứng từ thanh toán.

Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần. 

Mục đích của hóa đơn chiếu lệ

Các hoá đơn này thường đươc sử dụng đối với các hàng hoá nhập khẩu cho mục đích kê khai hải quan:

• Đưa ra những thông tin chi tiết về những gì mà khách hàng mong đợi được biết. Bao gồm ước tính về giá, số lượng sản phẩm, các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng
• Khách hàng có thể sử dụng hoá đơn chiếu lệ để quyết định có tiếp tục đặt hàng hay không.
• Trong một số trường hợp nhất định, việc ước tính về giá là rất khó vì vậy mà nhà cung cấp có thể gửi Hoá đơn chiếu lệ để thể hiện ý tưởng chung về đơn hàng.
• Công ty cũng có thể sử dụng hoá đơn chiếu lệ khi điều khoản của hợp đồng bán hàng không quy định khách hàng phải thanh toán toàn bộ đơn hàng khi đã nhận được một số sản phẩm nhất định.
• Hoá đơn này giúp cho khách hàng xác định các yếu tố để biết được giá trị thật của đơn hàng.    
  

Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ Profomal Invocie (PI)

Thường sẽ phát hành ngay khi bắt đầu giao dịch vì không phải chứng từ đòi tiền và chỉ có giá trị nhưng bản dự thảo tham chiếu giữa các bên nên PI có thể được sửa chữa, điều chỉnh ngay cả khi hai bên đã ký kết dựa trên PI .

Proforma Invoice được phát hành trước khi ký hợp đồng.

• Hai bên đồng ý mua bán nhưng thời điểm chưa ký hợp đồng hoặc chưa thỏa thuận chính thức về số lượng, hàng chưa được đóng gói.
• Bên xuất khẩu cần chứng từ làm thủ tục xuất khẩu.
• Thường phát hành khi hàng chưa được đóng gói hoặc chưa được gửi tức là chưa có số lượng cuối cùng, thường thì CI chỉ phát hành khi hàng đã được đóng gói số lượng thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Nội dung thể hiện trên Proforma Invoice – PI

Bạn sẽ thấy trên hóa đơn chiếu lệ thường có các thông tin sau

• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán.( địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua.( địa chỉ trên đăng ký kinh doanh)
• Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ
• Payment: Điều kiện thanh toán theo thỏa thuận, ví dụ T/T 100% (By T/T, 100% advance) , đặt cọc  T/T:30%, L/C 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, L/C 70% against of copy shipping docs)…
• Thông tin ngân hàng bên bán ( bên thụ hưởng )
• Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Cat Lai, ToKyo Port…).
• Port of Destination: Cảng đến (VD: Jacata  port, Korea; Seikou port …).
• ETA: Estimated Time Arrival /ETD ( Estimated time delivery ) (Ngày dự kiến hàng đến/ ngày giao hàng dự kiến)
• Các thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng giao dịch, đơn giá sản phẩm, mô tả quy cách, tổng tiền thanh toán.

Cách một hóa đơn chiếu lệ hoạt động trên Odoo 

Cách tạo hóa đơn chiếu lệ trên Odoo Enterprise 16 không khác biệt so với các phiên bản Odoo trước đây. Đầu tiên, chúng ta sẽ phải bật tính năng hoá đơn chiếu lệ từ phần cài đặt của mô-đun Bán hàng.
Bán hàng > Cấu hình > Thiết lập > Báo giá & Đơn hàng > Hoá đơn chiếu lệ  

Sau khi thiết lập, vào Bán hàng -> Báo giá -> Tạo báo giá. Trong khi tạo báo giá và trước khi xác nhận đơn hàng, người dùng có thể gửi Hoá đơn chiếu lệ đến khách hàng bằng cách nhấn vào nút “ Gửi Hoá đơn chiếu lệ”.

Sau khi nhấn vào nút “Gửi hoá đơn chiếu lệ”, hệ thống sẽ mở một cửa sổ cho người dùng thay đổi nội dung email sẽ gửi ra và xem trước hoa đơn chiếu lệ sẽ gửi đến khách hàng.

Sau khi chúng ta gửi đi cho khách hàng và nếu khách hàng xác nhận đơn hàng chúng ta có thể tiếp tục đơn hàng như bình thường. 

Trên đây là toàn bộ về Hoá đơn chiếu lệ trên Odoo 16.  Các bạn hãy liên hệ với Tigodoo để trải nghiệm toàn bộ quá trình quản lý bán hàng, xuất hóa đơn và thanh toán đơn hàng.