Khi đối soát sao kê ngân hàng của bạn với công việc của kế toán có thể phát sinh rất nhiều công việc. Bạn cần phải tìm lại hóa đơn liên quan tới thanh toán và đối chiếu số tiền cần thanh toán trên hóa đơn với số dư biến động trên sao kê, những việc như thế làm bạn mất rất nhiều thời gian. Với Odoo, bạn có thể dễ dàng liên kết hóa đơn của bạn hoặc bất cứ khoản thanh toán nào khác với sao kê ngân hàng. Có hai quá trình đối soát tài khoản ngân hàng trong Odoo: – Trực tiếp thanh toán thông qua hóa đơn – Đối soát một hóa đơn mở với dòng sao kê trên ngân hàng.
1. Cấu hình Không có thiết lập nào đặc biệt để đăng ký đối soát hóa đơn. Tất cả những gì bạn cần là cài đặt module Tài chính kế toán. Để làm cho quá trình đối chiếu dễ dàng hơn, trước tiên bạn có thể định cấu hình mô hình đối chiếu phù hợp.
Đối chiếu ngân hàng là điều cần thiết để kiểm tra xem có bất kỳ sự khác biệt nào trong các tài khoản được sử dụng cho các giao dịch kinh doanh hay không bằng cách so sánh chúng. Nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào, bạn có thể sửa chúng ngay lập tức bằng cách thực hiện các hành động khắc phục. Sẽ rất khó để khớp hồ sơ ngân hàng với sao kê tài khoản theo cách thủ công. Trong kinh doanh, các giao dịch tiền mặt được ghi vào tài khoản tiền mặt và điều quan trọng là phải đồng bộ với tài khoản ngân hàng. Để đảm bảo điều này, cần xác nhận rằng tài khoản ngân hàng khớp với tài khoản tiền mặt. Thực hiện tất cả các thao tác này theo cách thủ công sẽ khó khăn và tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Bạn có thể dựa vào mô-đun Kế toán Odoo để đơn giản hóa quy trình đối chiếu.
Bạn có thể dễ dàng thực hiện các hoạt động đối chiếu từ chính Bảng điều khiển kế toán.
Từ Bảng điều khiển kế toán của mô-đun, bạn có thể dễ dàng nhập sao kê ngân hàng vào hệ thống của mình, có thể được sử dụng cho quá trình đối chiếu sau này. Bạn có thể nhập bảng sao kê ngân hàng của mình ở định dạng CSV, OFX, QIF và CAMT dựa trên tùy chọn bạn kích hoạt từ menu Cài đặt của mô-đun Kế toán.
2. Đăng ký thanh toán Giả sử chúng ta đã nhận được các chứng từ thanh toán cho hóa đơn 21.000.000 VNĐ được ban hàng cho công ty có tên là TIGOTech Computer (gọi tắt là TIGOTech).
Chúng ta sẽ bắt đầu từ bước tạo thủ công hóa đơn có giá trị 21.000.000 VNĐ cho TIGOTech Computer. Bởi vì đây là hóa đơn cung cấp dịch vụ nên chúng ta yêu cầu phải thanh toán ngay cho hóa đơn này. Tuy nhiên bộ phận kế toán lại chỉ xử lý các sao kê ngân hàng vào cuối tuần, vì vậy chúng ta cần đánh dấu hóa đơn “Đã thanh toán” để chúng ta có thể ghi nhớ là mình sẽ cung cấp dịch vụ luôn cho khách hàng. Khách hàng gửi một chứng từ xác nhận đã thanh toán (thông thường là các biên lai chuyển tiền). Do đó chúng ta có thể “Đăng ký thanh toán” và chuyển trạng thái hóa đơn từ “Mở” sang “Đã thanh toán”. Khi bấm “Đăng ký thanh toán”, chúng ta đã xác nhận với hệ thống Odoo rằng khách hàng của chúng ta đã chi trả hóa đơn của họ, và chúng ta cần xác nhận số tiền cùng phương thức thanh toán. Chúng ta có thể kiểm tra lại các khoản thanh toán cho hóa đơn bằng cách bấm vào tab ” Thanh toán” và mở thông tin thanh toán. Trong trường hợp này, đối soát ngân hàng sẽ được thực hiện một cách tự động bởi hệ thống. 3. Đối soát với sao kê ngân hàng Chúng ta sẽ bắt đầu đối soát với hóa đơn 30.000.000 VNĐ của TIGOTech và giả dụ như các hóa đơn khác của các khách hàng khác đều đang trong trạng thái mở Chúng ta sẽ nhận được một bảng sao kê ngân hàng, trên đó không chi có nghiệp vụ thanh toán hóa đơn của TIGOTech trên sao kê còn có thanh toán 10.000.000 của đối tác. Bạn có thể nhập hoặc tạo các dòng sao kê vào hệ thống Odoo qua đường dẫn Kế toán -> Bảng điều khiển -> Thêm -> Sao kê ngân hàng Trên bảng điều khiển, bấm vào nút “Đối soát” (Reconcile). Nếu như mọi thông tin đều được ghi nhận đúng (tên đối tác, số tiền thanh toán) Odoo sẽ tự động tạo ra đối soát tự động. Nếu xảy ra một vài vấn đề khiến thông tin không khớp, bạn sẽ cần thực hiện thao tác đối soát thủ công. Ví dụ: nếu thông tin đối tác ghi sai trên sao kê ngân hàng, bạn cần phải điền lại. Nếu khoản thanh toán được thực hiện thấp hơn con số phải thanh toán, bạn cần kiểm tra và xác nhận các khoản thanh toán liên quan”. Sưu tầm
|
