Hybrid meetings là gì?

Hybrid Meetings là cuộc họp trong đó một phần người tham gia tại văn phòng và một phần khác tham gia từ xa, cuộc họp này được kết nối bởi công nghệ hội nghị âm thanh và video với việc tập trung mạnh vào chia sẻ nội dung.

Tạm dịch: Hội nghị kết hợp

Một cuộc họp Hybrid Meetings khác với một cuộc họp từ xa hoặc một cuộc họp ảo (virtual meetings). Trong cuộc họp hybrid meetings:

• Một phần sẽ tham gia trực tiếp từ phòng họp văn phòng và
• Một phần khác tham gia từ xa từ nhà hoặc một địa điểm khác, chẳng hạn như ở nhà, quán cà phê hay sân bay.

Hybrid là sự pha trộn độc đáo của cả thành phần trong phòng và thành phần trực tuyến ảo với tính năng phát video trực tiếp và trình bày nội dung trực tuyến. Hybrid Meetings kết hợp các tính năng tốt nhất của cả hai loại cuộc họp: họp trực tiếp và cuộc họp ảo qua đó mang lại lợi ích cho việc chia sẻ thông tin và tương tác.

Nền tảng họp online (video conference) phổ biến có Zoom và Microsoft Teams. Ngoài ra nhiều hệ thống phần mềm cũng đều tích hợp các công cụ họp trực tuyến này nhằm tạo ra môi trường tương tác liên thông dữ liệu, dễ dàng trao đổi tài liệu và thông tin mà không cần phải switch qua lại quá nhiều ứng dụng. Odoo là một trong những phần mềm như vậy, bạn có thể triển khai giải pháp văn phòng tổng thể thông qua sự hỗ trợ của các đối tác Odoo.

Tại sao lại có hybrid meetings?

Lý do phổ biến các doanh nghiệp chọn thực hiện một hybrid meetings tại nơi làm việc là vì tiết kiệm thời gian, giảm ngân sách & dễ dàng bắt đầu. Nhưng lý do sâu xa là các công ty này nhận ra rằng họ muốn tạo ra sự hợp tác thực sự và thúc đẩy sự đổi mới ngay cả khi không phải tất cả mọi người đều có mặt trong văn phòng đặc biệt là trong đại dịch & xu thế outsource nhân sự ngày càng nhiều. Sau đây là 4 lý do ra đời của hybrid meetings:

• Sự đổi mới và cộng tác thực sự xảy ra khi mọi người gặp nhau, trong cùng một không gian. Khi không phải tất cả mọi người đều cùng ở một nơi, công ty khó có thể phát triển, đổi mới và tiến bộ. Rõ ràng là các phòng họp online là để thay thế những cuộc họp cần sự hiện diện thực tế trong phòng. Hybrid meetings mang lực lượng lao động từ xa “gần lại” với lực lượng lao động tại công ty và cho phép cộng tác ảo dễ dàng hơn với các thành viên trong nhóm từ xa.
• Làm việc với các nhóm dự án toàn cầu ở khắp nơi trên thế giới và ở các múi giờ và lịch trình làm việc khác nhau, khiến các cuộc họp trực tiếp không thể thực hiện được.
• Sự ra đời của các cuộc họp hybrid meetings hiệu quả, chi phí thấp trong văn hóa công ty mới chính là một giải pháp tuyệt vời để giải quyết các hạn chế về đi lại và giao tiếp.
• Gần đây hơn, các biện pháp giãn cách và cách ly trong đại dịch COVID-19 đã buộc mọi người phải tìm kiếm những cách hợp tác mới như văn phòng tại nhà, và gần đây, ở một số khu vực, sự chuyển hướng sang công việc kết hợp giữa tại nhà + tại nơi làm giúp các công ty hoạt động tốt hơn trong thời gian giãn cách.

25% số cuộc họp là hybrid meetings

Ngày nay, hơn 50% tất cả các cuộc họp là hoàn toàn từ xa, con số này gấp đôi so với năm ngoái. Lưu ý đến các quy định đối với đại dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp đã đưa ra chính sách WFH (Work From Home) ở bất cứ nơi nào có thể. Ngày nay, một số nơi trên thế giới đang có kế hoạch thu hút  nhân viên trở lại văn phòng theo mô hình làm việc hỗn hợp giữa làm việc tại nhà & tại công sở. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi 23% các cuộc họp ngày nay là các cuộc họp hybrid meetings. Và con số này có nhiều khả năng sẽ tăng lên trong tương lai ngay cả khi các hạn chế được dỡ bỏ và các chế độ làm việc bình thường có thể được thực hiện trở lại. Chúng ta có thể sẽ thấy sự thay đổi để cân bằng hơn giữa các cuộc họp từ xa, trực tiếp và hybrid.

Làm thế nào văn phòng có thể chuẩn bị cho các cuộc họp hybrid meeting?

Hậu Covid, các cuộc họp từ xa sẽ chuyển đổi thành các cuộc họp trực tiếp mặt đối mặt & hybrid meetings. Các cuộc hợp yêu cầu sự hiện diện trực tiếp gồm:

• Họp để đưa ra các quyết định quan trọng (42%)
• Họp giới thiệu chính thức (45%)
• Họp để đưa ra ý tưởng sáng tạo (40%)

Trong khi đó, các cuộc họp thân mật hơn như họp nhóm định kỳ hoặc các buổi chia sẻ thông tin nhanh, đào tạo hoặc thuyết trình cho nhiều khán giả hơn có thể dễ dàng được tổ chức theo cách từ xa hoặc hybrid. Những cuộc họp này yêu cầu mức độ tin cậy đã có từ trước.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu gặp gỡ trực tiếp và kết hợp (hybrid) này, các văn phòng sẽ cần phải suy nghĩ lại và thiết kế lại. Đặc biệt là khi người sử dụng lao động muốn đảm bảo các quy tắc về giãn cách xã hội và hạn chế di chuyển. Người lao động muốn các cuộc họp trực tiếp có cấu trúc, có kế hoạch hơn và do đó, không gian họp kín và chuyên nghiệp hơn cho phép cuộc họp video tốt hơn. Các phòng họp lớn hơn được ưu tiên, không nên đầu tư mới vào các không gian cho tụ tập, nơi diễn ra các cuộc họp tự phát hay đột xuất.

Ngay cả trong thiết kế văn phòng làm việc, chúng tôi cũng thấy xu hướng này đang xuất hiện. Không gian bàn làm việc thường xuyên ít hơn và văn phòng không gian mở là cần thiết khi mọi người đến nơi làm việc chủ yếu là để cộng tác. Cần có nhiều phòng hơn để thúc đẩy sự tương tác, cộng tác và kết nối. Các văn phòng sẽ trở nên nhỏ hơn, tập trung hơn và chủ yếu được sử dụng để hợp tác trực tiếp giữa con người với nhau.

Giờ là lúc các công ty phải suy nghĩ lại về địa điểm đặt văn phòng lý tưởng. Có phải ở một thành phố lớn đầy năng lượng, nơi họ có thể thu hút tài năng trẻ? Hay các văn phòng vệ tinh nhỏ hơn, linh hoạt và dễ tiếp cận bên ngoài trung tâm thành phố? Sự lựa chọn nằm ở bạn.