Quản lý và chia sẻ kiến thức dễ dàng
Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để quản lý kho tàng tri thức của doanh nghiệp? Làm thế nào để tạo một tài liệu nội bộ mà bộ phận của bạn có thể đọc và chỉnh sửa? Liệu có thể tạo bản sao của một bài viết hoặc sao chép toàn bộ hệ thống phân cấp của nó hay không? Liệu có thể thực hiện tất cả những điều đó mà không cần sử dụng một số giải pháp bên ngoài hay một cấu trúc thư mục phức tạp? Với phiên bản Odoo 16, tất cả điều này đã trở thành hiện thực.
Cùng với sự ra đời của Odoo 16 là một ứng dụng trực quan mới mang tên Quản lý kiến thức (Knowledge Base). Ứng dụng này cho phép bạn tạo hoặc sao chép các bài viết và hệ thống phân cấp của chúng để chia sẻ kiến thức của doanh nghiệp và thậm chí cho phép mọi thành viên nội bộ tùy chỉnh chúng.
Trước khi phát hành Odoo 16, chức năng quản lý kiến thức là một tập hợp rải rác thuộc về nhiều mô đun: Forum, HelpDesk,... Xem thêm: How to create Knowledge base the same as Odoo docs?
Mô-đun Knowledge Base là phần bổ sung mới nhất cho Odoo. Giống như phần còn lại của Odoo, mô-đun được tích hợp cao và hoạt động giống như một “Trung tâm tri thức” để chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên và quản trị viên. Wikipedia là nền tảng truyền cảm hứng cho mô-đun này. Bạn có thể tạo và chia sẻ các bài viết trong mô-đun Knowledge Base bên trong tổ chức, chủ yếu liên quan đến công việc duy trì thông tin liên lạc thích hợp trong chính tổ chức.
Ứng dụng Knowledge Base có các tính năng tương tự như Wiki và Notion. Chúng cho phép doanh nghiệp lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi; đây có thể là quy trình làm việc, tài liệu và kiến thức liên quan đến doanh nghiệp. Chia sẻ kiến thức thông qua ứng dụng; nó cũng cho phép chia sẻ giữa các phòng ban với các đối tượng khác nhau bằng cách gán cho họ các quyền truy cập cụ thể.
Hình ảnh mô tả ở trên chính là landing page của ứng dụng Knowledge. Tất cả các bài viết sẽ được liệt kê ở đây và người dùng cuối sẽ có công cụ tìm kiếm bên trong các bài viết này.
Vậy việc tùy chỉnh được thực hiện như thế nào? Việc này diễn ra nhờ nhiều tính năng, bao gồm bộ chọn ảnh bìa, các bài viết lồng nhau hoặc chế độ xem được nhúng (ví dụ: để biết thông tin từ các ứng dụng Odoo khác). Sau đó, bạn được phép chèn mục lục, chỉ mục và dàn ý trong các bài viết để hiển thị nội dung lồng nhau.
Tạo một bài viết mới trong Odoo 16
Người dùng có thể tạo bài viết mới từ trang chủ bằng cách nhấn vào nút tạo phía trên bên phải hoặc từ ứng dụng Knowledge -> Tìm kiếm, chuyển sang chế độ xem Kanban và tạo.
Việc tùy chỉnh và sửa đổi những thông tin và tài liệu đó cũng vô cùng đơn giản. Với các tính năng như lựa chọn trang bìa, phân cấp bài, embed view (cho phép người dùng click vào link và xem nội dung tóm tắt). Sau đó, ứng dụng sẽ cho phép người dùng chèn mục lục, các chỉ mục và dàn ý trong các bài viết để phân cấp nội dung.
Một điều thú vị nữa về Odoo Knowledge Base là ứng dụng này sẽ tạm lưu trữ các bài viết đã xóa của bạn trong một khoảng thời gian trước khi xóa chúng vĩnh viễn. Thực tế, chúng ta rất hay xóa nhầm và sẽ không có cơ hội khắc phục sai lầm. Với hỗ trợ của các tiện ích trong Odoo 16, chúng ta tạm thời yên tâm về bất cứ sự cố thao tác nào.
Bên cạnh đó bạn cũng có thể chia sẻ bài viết với những cá nhân không phải là người dùng Odoo một cách dễ dàng bằng cách chia sẻ một liên kết.
Chia sẻ bài viết
Để chia sẻ bài viết, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng chia sẻ ở trên cùng bên phải màn hình.
Trong khi chia sẻ nội dung bài viết, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập của những người khác như ai có thể chỉnh sửa, ai chỉ có thể đọc, v.v. Cách thức chia sẻ gần tương tự như cách Google Docs thiết kế. Bạn sẽ không cảm thấy bỡ ngỡ nếu bạn đã từng sử dụng Google Docs trong công việc.
Ngoài ra, ứng dụng Knowledge Base còn cung cấp thêm Chức năng Trò chuyện, điều đó sẽ giúp giao tiếp dễ dàng hơn, cũng như tập trung hóa trong tổ chức của bạn.
Kết Luận
Knowledge Base là một trong những điểm mới đáng mong chờ nhất của phiên bản Odoo 16 sắp ra mắt. Với các tính năng tương tự Wiki hay Notion, ứng dụng Knowledge cho phép doanh nghiệp lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin, tài liệu về quy trình làm việc hay kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến kinh doanh. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ kiến thức trong nội bộ công ty, phân quyền truy cập cho đúng đối tượng để đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban, bộ phận.