Khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của Doanh nghiệp, từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, mua tài sản, công cụ, dụng cụ… cũng như việc thuê/mua, vận chuyển, kho bãi, dịch vụ … đều nằm ở mảng mua sắm. Phân hệ mua hàng trong Odoo ERPOnline nằm trong một hệ sinh thái tổng thể của ERP, hỗ trợ cho doanh nghiệp cũng như nhân viên mua hàng rất nhiều, trị được ''căn bênh'' cố hữu mà trước kia nhân viên mua hàng hay mắc phải.
Điều đầu tiên phải nhắc đến vấn đề của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm trước kia chính là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến doanh nghiệp không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua, cần phải hỏi thông tin từ rất nhiều phòng ban khác cũng như dự báo phân tích dữ liệu thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ vậy, vấn đề trùng lặp dữ liệu – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó. Tổng hợp lại tất cả các ''căn bệnh'' trên, phần mềm quản trị mua sắm (Purchase Management) của Odoo/ERPOnine ra đời để giúp các doanh nghiệp chữa được các căn bệnh đó.
Quy trình quản lý mua hàng với ứng dụng Odoo Sales
Mục tiêu quản lý mua hàng
Module Purchase (Mua hàng) giúp kiểm soát quá trình mua hàng của bạn. Đảm bảo đáp ứng được đúng yêu cầu mua sắm thực tế cùng với 5 nguyên tắc sau:
Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hàng hoá vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng.
Đúng số lượng: Mua hàng đúng với số lượng giúp giảm lượng tồn kho, giảm tồn đọng vốn, tiết kiệm chi phí lưu kho. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…
Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời hạn và điều khoản giao hàng, chất lượng, các điều khoản và thời hạn thanh toán.
Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
Thông tin chính xác: Tránh cho việc trùng lặp các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
Tính năng cơ bản của Quản lý mua hàng
Yêu cầu báo giá (RFQ)
Là một đơn hàng mua (PO chưa được xác nhận). Cho phép lập các yêu cầu báo giá với các thông tin sau:
Nhà cung cấp: tạo mới hoặc chọn một nhà cung cấp có sẵn trong danh bạ đối tác
Tiền tệ
Ngày đặt hàng
Tham chiếu cho Đối tác
Các dòng Đơn mua
Sản phẩm
Mô tả
Ngày mong đợi
Số lượng
Đơn vị tính (chỉ hiện thị ở chế độ đa đơn vị đo lường)
Đơn giá (không hiển thị ở bản in PDF gửi cho nhà cung cấp)
Các loại thuế
Thành tiền (không hiển thị ở bản in PDF gửi cho nhà cung cấp)
Tổng trước thuế: (không hiển thị ở bản in PDF gửi cho nhà cung cấp)
Thuế: (không hiển thị ở bản in PDF gửi cho nhà cung cấp)
Tổng: (không hiển thị ở bản in PDF gửi cho nhà cung cấp)
Cho phép gửi RFQ ngay từ trên giao diện, Odoo sẽ tự động chuyển đổi yêu cầu báo giá thành bản in PDF để đính kèm vào email gửi cho nhà cung cấp. Sau khi yêu cầu báo giá được gửi, trạng thái của yêu cầu báo giá chuyển thành "Y/c báo giá đã được gửi"
Cho phép làm việc cộng tác bằng các thêm các đồng nghiệp vào danh sách theo dõi và thông tin liên lạc
Xâu chuỗi các thông điệp email giữa các bên liên quan vào khu vực OpenChatter của Yêu cầu báo giá
Đơn mua
Là một RFQ đã được xác nhận. Khi xác nhận đơn mua nếu trên đơn mua có các dòng đơn mua chứa các sản phẩm kiểu Lưu kho hoặc Tiêu dùng, phiếu nhập kho sẽ được tạo tự động để ấn định kế hoạch nhập kho
Tích hợp với Kho
Khi xác nhận đơn mua có chứa các sản phẩm có thể lưu kho, Odoo sẽ tự động tạo một phiếu nhận hàng, trong đó chứa các thông tin về hàng hoá cần nhập kho như trên đơn mua.
Khi nhận hàng (một phần hay toàn phần), Odoo sẽ tự động cập nhật số lượng hàng đã nhận vào Đơn mua để người phụ trách mua sắm có thể nắm tình hình
Tích hợp với Kế toán
Hoá đơn Nhà cung cấp (Vendor Bill)
Có thể theo dõi hoá đơn nhà cung cấp theo 1 trong 3 cơ chế:
Hoá đơn theo đơn mua: số liệu hoá đơn được sao chép từ đơn mua chỉ với một thao tác.
Hoá đơn theo số lượng hàng thực nhận: số liệu hoá đơn được sao chép từ số liệu các lô hàng đã nhận mà chưa có hoá đơn
Hoá đơn thủ công
Khi sản phẩm được thiết lập định giá tồn kho theo thời gian thực, Odoo sẽ tự động tạo bút toán kế toán nhập kho
Đối soát hoá đơn và hàng nhận tự động thông qua tài khoản trung gian. Ví dụ:
Hoá đơn theo đơn mua, theo dõi qua số dư tài khoản trung gian 151:
Khi xác nhận hoá đơn, tự động ghi Nợ 151
Khi nhận hàng, tự động ghi Có 151
Hoá đơn theo thực nhận, theo dõi qua số dư tài khoản trung gian 3388:
Khi nhận hàng, tự động ghi Có 3388
Khi xác nhận hoá đơn, tự động ghi Nợ 3388
Mua Tài sản (Assets)
Tự động tạo tài sản khi xác nhận hoá đơn mua tài sản
Tự động thiết lập quy tắc phân bổ / trích khấu hao cho tài sản vừa tạo theo quy tắc định trước
Tích hợp với Chuỗi cung ứng
MTO:
Tự động đề xuất đơn (dự thảo) mua theo nhu cầu đặt hàng
Tự động đề hồ sơ thầu theo nhu cầu đặt hàng
MTS:
Tự động đề xuất đơn (dự thảo) mua theo quy tắc tái cung ứng (tồn kho tối thiểu và tối đa)
Tự động đề hồ sơ thầu theo theo quy tắc tái cung ứng (tồn kho tối thiểu và tối đa)
Báo cáo & Phân tích
Hai loại báo cáo:
Báo cáo kiểu đồ thị:
Đồ thị đường
Đồ thị cột
Đồ thị hình bánh
Phân tích bằng giao diện Pivot
Phân tích theo các tiêu chí đa chiều
Theo Kho Nhận hàng
Theo Nhà cung cấp
Theo Sản phẩm
Theo Nhóm sản phẩm
Theo Tiền tệ
Theo Ngày/Tuần/Tháng/Quý/Năm đặt mua
Theo quốc gia của Nhà cung cấp
Theo Dự án / Tài khoản quản trị
Theo Người phụ trách
Phân tích theo nhiều thước đo (KPI khác nhau):
Số lượng mua
Giá bình quân
Giá tổng
Số ngày thẩm định
Tổng trọng (Cả bì)
Thể tích
Số ngày để bàn giao
Giá mua
Giá tiêu chuẩn (định mức)