Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning: ERP) được đánh giá là vô cùng cần thiết cho tất cả tổ chức hay doanh nghiệp hiện nay. Những tính năng và lợi ích các phần mềm này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những yêu cầu về phần mềm ERP với những chức năng khác nhau mà khó có thể áp dụng chung bằng cách quản lý truyền thống. Giải pháp để giải quyết vấn đề này chính là sử dụng phần mềm mã nguồn mở ERP (Open Source ERP) – với khả năng cho phép tùy chỉnh theo yêu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể. Có một vài phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí, và có nhiều phần mềm có thể tải trực tiếp về từ trên mạng Internet. Hãy tiếp tục theo dõi để cùng chúng tôi tìm hiểu lợi ích của ERP mã nguồn mở đối với doanh nghiệp và các phần mềm ERP mã nguồn mở phổ biến trên thị trường hiện nay.

Phần mềm ERP mã nguồn mở là gì?

Theo David John Wheeler – nhà khoa học máy tính, giáo sư tại Đại học Cambridge: “Chương trình phần mềm mã nguồn mở là những chương trình có giấy phép nguồn mở, cho người dùng quyền tự do chạy chương trình theo bất kỳ mục đích nào, quyền nghiên cứu và sửa đổi chương trình, quyền sao chép và tái phát hành phần mềm gốc hoặc phần mềm đã sửa đổi (mà không phải trả tiền bản quyền cho những ngườI lập trình trước”.

Tương tự như các phần mềm ERP khác, ERP mã nguồn mở cũng có đầy đủ các chức năng như: kế toán, nhân sự, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), mua hàng, sản xuất, quản lý kho, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, chiến dịch marketing… Với khả năng linh hoạt cao, ERP mã nguồn mở hoạt động như một bộ khung chuẩn giúp người dùng thay đổi theo nhu cầu mà không cần phải lập trình.

Phần mềm ERP mã nguồn mở được chia làm 2 loại đó là phần mềm miễn phí và phần mềm có bản quyền. Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance).
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control).
• Quản lý mua hàng (Purchase Control).
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution).
• Quản lý dự án (Project Management).
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management).
• Quản lý dịch vụ (Service Management).
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control).
• Báo cáo thuế (Tax Reports).
• Báo cáo quản trị (Management Reporting).

Một số phần mềm ERP hiện đại còn tích hợp thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, máy tính bảng, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

Đặc điểm của ERP mã nguồn mở

.

Như đã đề cập bên trên, phần mềm ERP mã nguồn mở mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm ERP thông thường. Ngoài ra, phần mềm ERP mã nguồn mở có thể tiếp cận và đáp ứng được đa dạng đối tượng doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ đến những doanh nghiệp quy mô lớn đến hơn 2000 nhân viên. Chính vì vậy, đây là một phần mềm quản trị nguồn lực tối ưu mà các chủ doanh nghiệp nên sử dụng. 

Mặt khác, phần mềm ERP mã nguồn mở có những đặc điểm thực sự rất phù hợp đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ mà các phần mềm ERP khác không có được.

Thứ nhất, đây là một phần mềm mã nguồn mở nên dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình doanh nghiệp khác nhau, cũng như dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Thứ hai, vì là một phần mềm mã nguồn mở, vì thế chi phí triển khai thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm ERP khác vốn cần mua bản quyền.

Thứ ba, được tích hợp chặt chẽ với các công cụ marketing online hỗ trợ tối đa hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.

Thứ tư, dễ dàng sử dụng, quản trị và thực hiện các công việc mà không cần phải biết về công nghệ thông tin.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ERP mã nguồn mở?

Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở phổ biến nhất hiện nay

Khi quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, các doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung đồng bộ duy nhất. Đó là tiền đề cho “data mining” – phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.

Kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tổng hợp số liệu từ nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau nên chắc chắn sẽ có chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi vấn đề liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, từ đó hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp với quy mô lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào bạn muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

Tăng tốc độ làm việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu và phải phối hợp với nhau thật nhịp nhàng, ăn ý. Tốc độ làm việc phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong  quá trình chuyển giao dữ liệu đó có gặp phải chướng ngại vật gì hay không.

Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên sẽ không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho vô cùng nhanh chóng. Bằng cách cởi bỏ các ‘’nút thắt khó gỡ’’ và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

Hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, có khá nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, các con số viết tay rất dễ bị nhầm lẫn, hay lỗi gõ Word sai tên khách hàng hoặc biến khách hàng này thành khách hàng khác. Những sai lầm dù nhỏ như vậy cũng ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, suy giảm tính minh bạch, thậm chí còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản” nào khác.

Dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung với quy trình nghiệp vụ được sắp xếp lớp lang, cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (theo dõi) của phần mềm ERP cho phép người dùng nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên có liên quan đến bút toán đó.

Việc giám sát từng bước làm việc của nhân viên cũng sẽ được tối ưu. Nhà quản trị chỉ cần ở một nơi, mở giao diện của ERP trên laptop hoặc thiết bị di động ra là có thể nắm trong tay kết quả làm việc của tất cả nhân viên trong công ty, từ những vấn đề nhỏ đến lớn như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP thế hệ mới còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào công việc phù hợp với thế mạnh của họ, từ đó nhà quản lý không cần mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP mã nguồn mở thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Có thể kể đến như việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.

Lời kết

Không thể phủ nhận bất cứ phần mềm nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng và ERP mã nguồn mở cũng không ngoại lệ. Điều quan trọng là bạn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.