Giao tiếp bằng văn bản là một phương pháp rõ ràng, chính xác và dễ xác thực nhằm giải quyết các mâu thuẫn và ngăn chặn mọi hiểu lầm có thể xảy ra. Viết thư giải trình có thể mang lại nhiều lợi ích trong việc giải quyết các tình huống trong môi trường làm việc hay môi trường học thuật. Việc giải trình các tình huống là một việc quan trọng nhằm duy trì mối quan hệ giao tiếp hiệu quả và giúp cho mọi người nắm rõ thông tin sự việc diễn ra. Trong bài viết này, chúng ta sẽ định nghĩa thế nào là thư giải trình trong môi trường làm việc và giải thích vì sao loại thư này lại có giá trị. Đồng thời bài viết cũng điểm qua các bước để xây dựng một bức thư giải trình thông qua các mẫu có sẵn và kèm theo ví dụ.

Thư giải trình tại nơi làm việc là gì?

Thư giải trình tại nơi làm việc là một bức thư in hay thư email trang trọng nhằm giải thích những gì đã xảy ra, để khai báo trong một cuộc điều tra hay để cung cấp thông tin còn thiếu. Khách hàng, nhà thầu,  thành viên nhóm hoặc các học sinh sinh viên thường sử dụng dạng thư này để cung cấp thông tin hay thông báo cho người khác về tình huống đã xảy ra. Ví dụ như, một nhân viên có thể sử dụng loại thư này để giải thích lý do tại sao họ lại trễ hạn hoặc mất khách hàng. Loại thư này giúp sẽ giúp làm rõ những thông tin sai lệch giữa các đồng nghiệp, người giám sát, người hướng dẫn hay đối tác kinh doanh. Đồng thời, loại thư này cũng được giữ lại làm tài liệu với tư cách là một phần trong các hồ sơ văn phòng để tham khảo sau này.

Tại sao phải viết thư giải trình?

Người viết sẽ được hưởng nhiều lợi khi viết thư giải trình bởi loại thư này cho phép họ lên ý kiến, thái độ, quan điểm của bản thân trong những tình huống đã xảy ra. Ví dụ như, một thành viên trong ban, nhóm hiểu lầm một vấn đề gì đó,  có thể viết loại thư này để giải thích sự nhầm lẫn của họ về công việc. Trong lá thư giải trình, thành viên viết thư có thể giải thích về quan điểm, thái độ, ý kiến của họ về tình huống nêu trên và có thể đưa ra bất kì lý do nào nhằm đóng góp vào sự hiểu biết của họ về nhiệm vụ công việc. Trong trường hợp này, thư giải trình đã viết bởi một thành viên nào đó trong nhóm sẽ được lưu thành tài liệu dạng văn bản để phục vụ giải quyết những thông tin sai lệch và ngăn tái diễn trong tương lai.

Loại thư này cũng có thể giúp ích trong các tình huống cá nhân như thanh toán thế chấp hoặc khoản vay. Người cho vay tài chính có thể yêu cầu khách hàng viết thư giải trình về tài chính ccủa họ, đặc biệt trong trường hợp nếu nó ảnh hưởng đến các khoản thanh toán trong tương lai. Những lý do mà loại thư này đặc biệt được yêu cầu khi khách hàng có những vấn đề sau như địa chỉ của họ bị thay đổi, việc làm của họ được thăng tiến hay họ bị mất việc làm và các khoản thanh toán chậm hoặc thiếu. Đôi khi những khách hàng này nên bổ sung thêm các tài liệu khác kèm theo thư giải trình của họ nhằm mục đích để tham khảo sau này.

Cách viết thư giải trình trong 3 bước

Phương pháp sử dụng để viết thư giải trình có thể thay đổi, tùy theo tình huống. Ví dụ, nếu một người nào đó viết một bức thư về làm rõ một thông tin sai lệch tại nơi làm việc có thể bao gồm bối cảnh và chi tiết, thì sẽ khác với một người nào đó viết một bức thư về sự thay đổi tài chính cho một người cho vay tài chính. Tuy nhiên, mặc dù khác nhau về tình huống, nhưng loại thư giải trình đều có cấu trúc tương tự nhau. Sau đây là các bước viết một bức thư giải trình mà bạn có thể tham khảo.

1. Chọn định dạng thư

Khách hàng, thành viên nhóm hoặc học sinh, sinh viên có thể sử dụng bản in hoặc bản thư điện tử khi viết các bức thư của họ. Thư được đánh máy, in và gửi qua đường bưu điện thường trang trọng hơn, trong khi thư gửi qua email thường trang trọng hơn. Hình thức thư bạn chọn có thể phụ thuộc vào phong cách giao tiếp trong môi trường làm việc, các mối quan hệ hoặc quan hệ đối tác của bạn.

Người viết thư bao gồm khách hàng, thành viên nhóm hoặc học sinh có thể linh hoạt sử dụng bản thư in hoặc dạng thư điện tử (email) khi viết thư giải trình. Thư được đánh máy, in và gửi qua đường bưu điện thường mang diễn đạt theo hình thức trang trọng, trong khi những bức thư gửi qua các hộp thư điện tử thường diễn đạt theo hình thức không trang trọng hay diễn đạt theo lối thân mật hơn. Về hình thức, bạn phải lựa chọn dựa trên phong cách giao tiếp trong môi trường làm việc, các mối quan hệ thân thiết hay xã giao  hoặc các  mối quan hệ đối tác.

2. Giải trình tình huống

Mở đầu loại thư này, bạn có thể giải trình tình huống hoặc hoàn cảnh đã xảy ra cùng với các yếu tố xây dựng nên những tình huống, hoàn cảnh đó. Khi viết thư, cần bao gồm các thông tin để trả lời những câu hỏi như:

• Chuyện gì đã xảy ra?
• Chuyện đã xảy ra như thế nào?
• Có các yếu tố nào góp phần không?
• Tình hình hiện nay như thế nào ?

Trả lời những câu hỏi trên ở trong thư giải trình có thể cung cấp thông tin chi tiết về tình huống và giúp giải thích tình huống ngắn gọn. Một điều quan trọng nữa là cần phải đối chiếu vai trò của bạn trong tình huống đó và cần có những phương án dự trước để có thể giải quyết tình huống đã xảy ra.

3. Chịu trách nhiệm giải trình

Việc nhận trách nhiệm giải trình ám chỉ đến việc thể hiện tính cam kết đối với bất kỳ lựa chọn cá nhân nào mà bạn đã thực hiện, và có thể góp phần gây ra hiểu lầm hoặc sự cố, chứ không phải đề nghị người khác chịu trách nhiệm về những điều đã diễn ra. Việc quan trọng là phải bao gồm những phương án mà bạn đề ra để xử lý tình huống khác nhau trong tương lai nhằm ngăn nó tái diễn. Ví dụ, một người nào đó trễ thời hạn công việc có thể dự định rằng họ sẽ bắt đầu thành lập và nắm giữ một bản danh sách kiểm tra hàng tháng hoặc hàng tuần với các thời hạn đã được đề ra với mục đích giúp họ không bỏ lỡ một thời hạn công việc nào khác. Việc đưa ra các phương án để sửa chữa các tình huống hiện tại cũng rất đóng vai trò rất quan trọng.

Mẫu thư giải trình

Nếu bạn cần viết một lá thư giải trình một tình huống cho người nào đó ở môi trường học thuật hoặc môi trường làm việc, hai mẫu thư dưới đây có thể hướng dẫn quy trình viết loại thư đó mà bạn có thể tham khảo.

Mẫu thư diễn đạt theo hình thức trang trọng

Đây là mẫu cho một bức thư giải trình theo hình thức trang trọng

[Tên người gửi] [Địa chỉ người gửi] [Số điện thoại của người gửi]

[Email của người gửi]

[Ngày tháng]

[Tên người nhận] [Địa chỉ người nhận] [Số điện thoại của người nhận]

[Email của người nhận]

Chủ đề: [chèn chủ đề của bức thư]

Kính gửi [tên người nhận]!

Tôi viết thư cho Ông/Bà hôm nay để phản hồi lại bức thư mà tôi nhận được từ phía Ông/Bà vào ngày [điền ngày], về [điền số] các khoản thanh toán trễ trong khoản vay của tôi từ [điền ngày đến ngày]. Tôi viết thư này hôm nay để giải trình cho Ông/Bà lý do cho sự chậm trễ của tôi. Gần đây, tôi đang thất nghiệp bởi vì công ty tôi đã làm việc trước đây chính thức đóng cửa vào [điền ngày], trước khi nó đến mức phá sản. Ông/Bà có thểm xem xét lá thư từ người chủ doanh nghiệp cũ mà tôi đã đính kèm theo để nắm rõ hơn chi tiết và tình hình hiện tại.

Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà các khoản thanh toán quá hạn của tôi đã gây ra. Tôi đã đi xin việc và tham gia phỏng vấn để giải quyết tình huống đáng tiếc này. Gần đây, tôi đã trúng tuyển vào công ty [điền tên công ty]  [điền ngày] và tôi dự định bắt đầu làm việc vào [điền ngày]. Tôi dự định giải quyết mọi khoản thanh toán quá hạn từ [điền ngày] đến [điền ngày]. Tôi đã đính kèm thêm một kế hoạch đề xuất thanh toán để Ông/Bà có thể xem qua và vui lòng Ông/Bà cân nhắc kĩ bản kế hoạch này.

Trân trọng cám ơn,

[điền tên]

Mẫu thư diễn đạt theo hình thức không trang trọng/diễn đạt thân mật

Đây là một mẫu cần tham khảo cho các lá thư giải trình theo hình thức không trang trọng/ hình thức thân mật

Chủ đề: [chèn chủ đề của thư]

Kính gửi [chèn tên]!

Tôi viết thư cho bạn hôm nay để giải trình thông tin sai lệch [chèn loại thông tin sai lệch] trong nhóm của chúng tôi. Tôi hiểu rằng chiến dịch [chèn tên] của chúng tôi không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng [chèn tên] . Khi chúng tôi làm việc với tư cách là một nhóm chung thống nhất, chúng tôi đã tham khảo các ghi chú từ các cuộc họp với họ và cố gắng tối ưu hóa các sản phẩm phân phối để đáp ứng nhu cầu của họ. Tuy nhiên, chúng tôi đã gặp một điều khó hiểu  trong ghi chú của mình là [chèn điều khó hiểu].

Với tư cách là trưởng nhóm, tôi hiểu rằng ý kiến của khách hàng là [chèn ý của khách hàng] dựa trên [tại sao bạn lại đưa ra lý do đó]. Hiện tại, tình trạng của chiến dịch phân phối là [chèn thông tin về trạng thái]. Nhóm của tôi đang làm việc chăm chỉ để giải quyết tình huống này và mọi thứ sẽ được hoàn thành trước [chèn ngày].

Tôi chịu trách nhiệm về sự không hài lòng của khách hàng vì tôi là trưởng nhóm [tên nhóm] của mình. Lần sau, tôi sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng để làm rõ nguyên nhân nhằm ngăn chặn sự việc này tái diễn. Nếu có sự phân hoá nào trong vai trò của tôi trong trường hợp này, tôi sẽ hiểu nhưng mong bạn sẽ vui lòng xem xét lời xin lỗi của tôi và tiếp tục hợp tác lên kế hoạch điều hành các chiến dịch trong tương lai.

Trân trọng,

[điền tên]

Các ví dụ về thư giải trình

Hãy tham khảo các ví dụ sau đây để nắm được hướng dẫn khi viết thư giải trình:

Ví dụ lá thư giải trình diễn đạt theo hình thức  trang trọng

Đây là một ví dụ về một bức thư giải trình theo hình thức trang trọng

Katie Patrick12345 Brean WayCincinnati, Ohio 42091 (010) 987-6543

katiepatrick@email.com

Ngày 3 tháng 6 năm 2021

Myles Moss54322 Hillside Dr.Cleveland, Ohio 42190 (101) 345-789

mylesmoss@email.com

Chủ đề: Khiếu nại từ khách hàng thuộc công ty Waterworks

Ngài Moss thân mến,

Tôi viết thư cho Ngài hôm nay để giải thích về các đơn khiếu nại của khách hàng gần đây mà Ngài đã nhận được từ tài khoản công ty Waterworks của chúng ta. Tôi nhận thức được rằng đã có sự chậm trễ trong việc vận chuyển các tài liệu tiếp thị in ấn cho một trong những sự kiện của quý khách hàng. Tôi xin lỗi vì tình huống này xảy ra đã khiến khách hàng đặt câu hỏi về khả năng vận chuyển các nguyên liệu đã đặt hàng của chúng ta liệu thực sự có đúng hạn hay không. Việc giao hàng bị chậm trễ do máy in màu của chúng tôi hết mực và mực không được giao kịp thời để chúng tôi cung cấp tài liệu cho khách hàng như đã hẹn.

Tôi đã liên hệ với nhân viên hành chính và vật tư để quyết định đưa ra yêu cầu về nguyên vật liệu sớm hơn  trong quá trình sản xuất để ngăn điều này xảy ra lần nữa. Tôi dự định sẽ viết một lá thư xin lỗi khách hàng và hy vọng sẽ giải quyết được tình huống này. Tôi có tài liệu đính kèm để Ngài tham khảo và suy xét về tình huống này. Một lần nữa, tôi xin lỗi và thừa nhận những sai sót đã mắc phải và hy vọng sẽ ngăn chúng không xảy ra trong tương lai một lần nữa bằng cách làm việc chặt chẽ hơn với các nhân viên hành chính và cung ứng. Nếu Ngài có câu hỏi liên quan đến các tài liệu đính kèm, hãy cho tôi biết.Xin chân thành cám ơn Ngài.

Trân trọng,

Katie Patrick

Ví dụ thư giải trình được diễn đạt theo hình thức không trang trọng/diễn đạt thân mật

Dưới đây là một ví dụ về một bức thư hoặc email giải trình được diễn đạt theo hình thức không trang trọng/diễn đạt thân mật

Chủ đề: Bài nghiên cứu

Cô Peterson thân mến,

Hôm nay, em viết lá thư này cho cô để đề cập về bài báo nghiên cứu sẽ đến hạn vào thứ Ba tuần này. Em hiểu rằng em đã không nộp bài tập khi đến hạn và xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể đã gây ra đối với cô.  Em đã và đang nghiên cứu và thực hiện bài tập kể từ khi cô chỉ định, và thậm chí em cũng đã tận dụng thời gian học mà cô cho phép để làm bài, nhưng em vẫn không thể hoàn thành nó đúng thời hạn.

Em biết rằng việc em tham gia các các hoạt động ngoại khóa có thể ảnh hưởng ít nhiều đến việc em không hoàn thành bài nghiên cứu một cách hoàn chỉnh. Vì vậy, em đã lên kế hoạch tạo ra các mốc thời gian phân công cho bản thân và ưu tiên hoàn thành các mục tiêu đó để đảm bảo rằng em sẽ hoàn thành công việc đúng hạn dành cho khoảng thời gian sau này. Em cũng có kế hoạch dành ưu tiên việc đạt được các mục tiêu của mình trước khi tham gia vào các hoạt động ngoại khóa của mình.

Em xin nhận lỗi và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc không nộp bài tập đúng hạn. Em đã gửi bài báo của mình bằng hình thức trực tuyến và đã đính kèm một bản sao ở đây để cô có thể tham khảo. Em hiểu là cô  sẽ cho em điểm kém hoặc không có điểm, nhưng mong cô có thể xem xét và chấm điểm cho em ở phần bài tập này. Xin chân thành cám ơn cô!

Trân trọng,

Avery Tillman

Nguồn: https://ivolunteervietnam.com

• Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/explanation-letter. 
• Người dịch: Nguyễn Lê Diễm Quỳnh
• Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Lê Diễm Quỳnh – Nguồn iVolunteer Vietnam”