Để triển khai một dự án ERP thành công (đạt được các mục tiêu, phạm vi, chi phí và thời gian cho phép), không thể thiếu một kế hoạch rõ ràng, một phương pháp triển khai đúng đắn.
Bài viết này giới thiệu đến quý vị quan tâm giải pháp ERP tổng quan về phương pháp luận triển khai một dự án ERP gọi là ASAP (Accelerated SAP) của hãng SAP - Một lộ trình triển khai được xây dựng giúp cho đội dự án rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí triển khai, giảm thiểu rủi ro và sử dụng hiệu quả nguồn lực. Phương pháp luận triển khai này được xây dựng dựa vào kinh nghiệm thực tiễn đã triển khai giải pháp ERP thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp/tập đoàn lớn trên thế giới.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án – Project Preparation
Trong giai đoạn này, các công việc chuẩn bị cho dự án cần phải được thực hiện như: thực hiện khảo sát và xác định phạm vi công việc/mục tiêu của dự án (rất quan trọng), lên kế hoạch cho dự án, thành lập đội dự án và xác định nguồn lực tham gia vào dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức dự án và các trang thiết bị cần thiết…
Giai đoạn 2: Thiết kế tài liệu giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai – Business Blueprint
Trong giai đoạn Blueprint, các tài liệu chi tiết thu thập được từ các buổi họp và làm việc khảo sát nhu cầu của từng phòng ban sẽ được liệt kê cụ thể. Tài liệu Blueprint sẽ được xem là tài liệu cuối cùng ghi nhận lại những yêu cầu của từng quy trình tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đội dự án sẽ hiểu rõ hơn về mong muốn và định hướng của doanh nghiệp như thế nào khi ứng dụng giải pháp ERP.
Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống – Realization
Công việc chính trong giai đoạn này là cấu hình hệ thống ERP, thử nghiệm và chấp nhận hệ thống ERP trên các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào các tài liệu giải pháp được thiết kế trong giai đoạn Blueprint, đội dự án sẽ cấu hình và điều chỉnh lại giải pháp cho phù hợp.
Giai đoạn 4: Chuẩn bị trước khi Golive – Final Preparation
Trước giai đoạn Golive, một số công việc chính như chuyển đổi dữ liệu, phân quyền hệ thống và chạy thử nghiệm cần được hoàn thành. Giai đoạn này đảm bảo cho giai đoạn Golive chạy tốt. Trong giai đoạn này, môi trường chạy thật (production environment) phải được chuẩn bị sẵn sàng để đưa vào sử dụng dựa trên tài liệu giải pháp được xây dựng ở giai đoạn Blueprint.
Giai đoạn 5: Vận hành thật và hỗ trợ - Golive and Support
Trong giai đoạn này, các công việc triển khai đã được thực hiện và hệ thống được vận hành thật. Đội dự án sẽ hỗ trợ những người tác nghiệp chính (end-user) vận hành hệ thống ERP trong các hoạt động và công việc hằng ngày của họ.