Business Blueprint Là Gì?

Business Blueprint (mô tả trực quan về nghiệp vụ kinh doanh) là một công cụ giúp các tổ chức vạch ra các quy trình kinh doanh của họ một cách chi tiết. Nó được sử dụng để tạo “kế hoạch chi tiết” về trạng thái hiện tại hoặc tương lai của tổ chức và có thể được sử dụng để giúp đánh giá các lỗ hổng và cải tiến tiềm năng.

Blueprint hướng tới các mục tiêu:

• Tập hợp từng nhóm câu hỏi 5Why cho mỗi vấn đề (tài liệu BRD - Business Requirement Document).
• Định nghĩa phạm vi các hạng mục cuối cùng (FRD, FS).

Bản thiết kế được tạo bằng cách sử dụng mẫu tiêu chuẩn của nhóm phát triển các giải pháp TIGO và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Sau khi được tạo, bản thiết kế có thể giúp hướng dẫn phát triển các giải pháp phần mềm tùy chỉnh hoặc đánh giá và cải thiện các giải pháp hiện có.

Các tính năng và lợi ích của Business Blueprint

1. Chuẩn hóa các quy trình

Blueprint cung cấp cho doanh nghiệp  các quy trình nghiệp vụ chuẩn, có thể lặp lại và có cấu trú, được sử dụng lại làm mẫu cho các dự án về sau, từ đó tổ chức lại theo hướng hợp lý (streamline) việc phát triển các giải pháp phần mềm tùy chỉnh.

Mẫu quy trình được thiết kế bởi nhóm TIGO và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc sử dụng một mẫu giúp tạo một bản thiết kế dễ dàng hơn và đảm bảo rằng nó phù hợp với các quy trình hiện tại.

2. Cải thiện hiệu quả và giảm chi phí quản lý dự án

Business Blueprint cung cấp các cách nhanh chóng, dễ dàng để mô phỏng các quy trình nghiệp vụ ở cấp độ chi tiết. Bao gồm việc tạo danh sách các quy trình (còn được gọi là quy trình công việc) có thể được sử dụng để tạo một bản kế hoạch chi tiết giúp tổ chức xác định cách tổ chức hoạt động ở mỗi giai đoạn và nơi có thể thực hiện các cải tiến.

Công cụ này giúp các doanh nghiệp sắp xếp guồng máy làm việc theo cách hợp lý và cải thiện các quy trình hiện có bằng cách vạch ra tất cả các bước cần thiết để hoàn thành công việc. Nó cũng tiết kiệm chi phí vì bạn sẽ không cần phải viết bất kỳ mã tùy chỉnh nào để thực hiện các thay đổi của mình.

3. Kiểm soát và giới hạn quyền truy cập thông tin 

Business Blueprint là một công cụ rất hiệu quả trong việc tổng hợp và tra cứu các ý kiến của các bên liên quan (stakeholder). Bạn có các quyền kiểm soát đối với nhiệm vụ liên quan đến chỉnh sửa quy trình. Ngoài việc gán quyền ở cấp tài liệu, có thể hạn chế trường và phần nào được hiển thị.

Ví dụ: bạn có thể giới hạn quyền truy cập vào một trường duy nhất trong một mẫu quy trình bằng cách đặt trường ở trạng thái không hoạt động. Điều này cho phép bạn ẩn thông tin về một quy trình cụ thể và chỉ hiển thị nó khi cần thiết.

4. Hỗ trợ ra quyết định chính xác, hiệu quả

Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào là đưa ra các quyết định chính xác,  đạt hiệu quả cao nhất và tiết kiệm chi phí nhất có thể. Đó là một thách thức khi đưa ra quyết định về việc triển khai ERP,  thường là những dự án phức tạp.

Tuy nhiên, với một bản thiết kế Business Blueprint, bạn sẽ dễ dàng hiểu được cách thức hoạt động của từng quy trình chính của một tổ chức với nhau, vì vậy sẽ dễ dàng hơn để tìm ra quyết định phù hợp. Khá hữu ích khi làm việc với các bên liên quan nội bộ như CNTT và HR, những người có vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án.

5. Linh hoạt và dễ tra cứu, truy vết thông tin

Các quy trình kinh doanh có thể khác nhau giữa các tổ chức, nhưng khi đã được lập thành văn bản, tất cả những ai cần thực hiện thay đổi đều có thể truy cập. Business Blueprint cung cấp một cách trực quan để minh họa các luồng quy trình, giúp việc theo dõi các vấn đề và giải quyết các vấn đề trở nên dễ dàng hơn.

6. Tăng cường khả năng cộng tác, làm việc nhóm

Khi làm việc cộng tác, mỗi người dùng có thể đóng góp vào một tài liệu trong khi xem các bản cập nhật từ những người khác trong thời gian thực. Tính năng này cho phép bạn cộng tác với các bên liên quan bên ngoài tổ chức của bạn để sản xuất, phê duyệt và thực hiện quy trình công việc hiệu quả hơn.

7. Đẩy nhanh tốc độ triển khai

Chìa khóa để thực hiện nhanh chóng là có một bản thiết kế chi tiết. Một bản thiết kế chi tiết cho phép các nhà phát triển tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh kỹ thuật của việc triển khai.

Bởi vì bản thiết kế tập trung vào chi tiết hơn là tài liệu tổng quan, điều này cho phép các nhà phát triển tập trung vào các chi tiết chính của quá trình hơn là “bức tranh lớn”.

8. Nâng cao năng lực mở rộng và giảm rủi ro

Kế hoạch chi tiết cho phép các tổ chức tập trung vào điểm mạnh cốt lõi của họ và xác định nơi họ cần cải thiện bằng cách chia nhỏ một tổ chức phức tạp thành các quy trình cốt lõi của nó.

Sử dụng kế hoạch chi tiết cũng làm giảm rủi ro vì một tổ chức không bị buộc phải xây dựng giải pháp từ đầu. Thay vào đó, nó có thể sử dụng một bản thiết kế đã được kiểm chứng để xác định giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của mình, điều này có cơ hội thành công cao hơn.

9. Cải thiện tỷ lệ ROI

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng Business Blueprint là tăng lợi tức đầu tư (ROI). Bằng cách tận dụng các mẫu tiêu chuẩn và nội dung được định cấu hình trước, các tổ chức bắt đầu nhanh chóng mà không cần phải phát triển mã tùy chỉnh.

Điều này giúp tiết kiệm tiền bạc và thời gian, đồng thời cho phép các tổ chức tập trung vào các chức năng và hoạt động cốt lõi hơn là các thách thức kỹ thuật.

10. Cải thiện lợi thế cạnh tranh

Các tổ chức sử dụng Business Blueprint để vạch ra các quy trình kinh doanh của họ có thể dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải tiến và tận dụng các cơ hội chiến lược.

Một bản đồ quy trình chi tiết của một tổ chức giúp làm rõ cách nó hoạt động, cung cấp cái nhìn sâu sắc về điểm mạnh và điểm yếu, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và cho phép ra quyết định quản lý tốt hơn.

Trạng thái hiện tại và tương lai của một tổ chức được vạch ra để tăng tính minh bạch, cho phép các nhà quản lý doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách doanh nghiệp đang hoạt động và làm thế nào để cải thiện vị thế cạnh tranh của mình.

Các bước tạo Business Blueprint

1. Xác định phạm vi của dự án

Bước đầu tiên là hiểu những gì bạn muốn hoàn thành bằng cách tạo một kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn đang suy nghĩ về một ứng dụng hoặc hệ thống ERP mới (thí dụ Odoo), bạn có thể xác định xem liệu nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn hay tiết kiệm chi phí hơn.

2. Tập hợp nhóm chuyên gia

Nếu bạn đang tìm cách tạo Business Blueprint cho một ngành cụ thể, hãy cân nhắc làm việc với các chuyên gia trong ngành, những người cũng quen thuộc với ERP. Họ có thể chỉ ra các phương pháp hay nhất có liên quan, xác định các lỗ hổng trong quy trình và giúp bạn đưa ra kế hoạch chi tiết.

Tiếp theo, bạn có thể nghiên cứu cách các công ty khác trong ngành đó đã triển khai Kế hoạch chi tiết kinh doanh và sử dụng thông tin đó để xác định xem đã có phương pháp tiếp cận đã được thiết lập để cải tiến quy trình chưa.

Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng xác định các lỗ hổng trong các quy trình hiện tại, ưu tiên các dự án và xác định các bước cần giải quyết trước.

3. Phân tích thực trạng hiện tại (AS-IS) của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu, bạn nên xác định bất kỳ điểm nghẽn hoặc điểm đứt gãy (pain point) hiện tại nào đang tồn tại trong quy trình của doanh nghiệp. Có những lĩnh vực nào mà các quy trình được thực hiện thủ công hoặc không được tự động hóa không?

Để phân tích AS-IS, bạn nên bắt đầu bằng bộ câu hỏi 5Whys.

Bạn có sẵn các quy trình để thu thập dữ liệu hoặc theo dõi hiệu suất không? Nếu có, chúng có hỗ trợ đầy đủ cho các mục tiêu của bạn không?

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang hoạt động và nơi có thể cần cải thiện.

4. Xác định trạng thái tương lai (TO-BE) của doanh nghiệp

Khi bạn đã có cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp, bạn nên bắt đầu vạch ra những gì nó sẽ như thế nào trong tương lai.

Ví dụ, nếu công ty mới bắt đầu hoạt động, trạng thái tương lai của nó có thể sẽ liên quan đến một cơ sở hạ tầng mở rộng có khả năng cung cấp nhiều dịch vụ hơn.

5. Xây dựng kế koạch chi tiết về triển khai ERP

Tài liệu kế hoạch chi tiết nên bao gồm tổng quan cấp cao về dự án và thông tin chi tiết về từng quy trình kinh doanh.

Nó phải được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức và dễ hiểu.

6. Xem xét, điều chỉnh và duyệt kế hoạch chi tiết với các bên liên quan

Sau khi được phát triển, kế hoạch chi tiết cần được xem xét lại với các bên liên quan.

Mục đích là để nhận được phản hồi về việc liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không và nó có thể được cải thiện như thế nào. Đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đều được tính đến khi lập kế hoạch cho các bước tiếp theo.

Công cụ vẽ Business Blueprint

Có nhiều công cụ vẽ Business Blueprint. Bạn cũng có thể dùng Excel để vẽ. Nếu cần công cụ chuyên nghiệp với chi phí cao hơn, bạn sẽ có nhiều template để thực hiện mà không mất công sức để thiết kế ý tưởng.

Sau đây là các thí dụ về các template được sử dụng trong Zoho:

Hình 1: Sắp xếp các quy trình một cách trực quan:
Tạo blueprint chi tiết bằng công cụ thiết kế kéo và thả, dễ dàng theo dõi và hiệu chỉnh khá đơn giản. Nếu có người mới tham gia, bạn dễ dàng hướng dẫn họ cập nhật theo đúng lộ trình ban đầu.

Hình 2: Thiết lập trách nhiệm
Xác định rõ trách nhiệm, ai sẽ thực hiện việc gì và thời điểm thực hiện để đảm bảo chọn đúng người đúng việc. Không còn hành động đổ lỗi cho người khác.

Hình 3: Tập hợp thông tin mọi lúc, mọi nơi
Nhắc nhân viên cung cấp thông tin quan trọng và truy cập thông tin đó bất cứ lúc nào. Họ có thể đính kèm tài liệu liên quan và thêm ghi chú hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác trong khi thực hiện.

Hình 4:  Đẩy nhanh quá trình phê duyệt
Cấu hình phê duyệt nhiều cấp cho mọi quy trình. Thiết lập các điều kiện bắt buộc, thêm người phê duyệt và tùy chỉnh email phê duyệt để cho phép nhóm của bạn có được phê duyệt cần thiết mọi lúc, mọi nơi.

Hình 5: Giao tiếp nhanh chóng:
Cấu hình các thông báo liên quan và tự động gửi đi theo yêu cầu để đảm bảo luồng công việc luôn thông suốt và hoạt động liên tục. Kịp thời thông báo cho nhân viên biết phải làm gì, vào thời điểm nào mà không lo bị chậm trễ.

Hình 6: Tự động hóa các tác vụ ở công đoạn sau của một giai đoạn thực hiện (công việc)
Sau khi một giai đoạn hoàn tất, bạn có thể thiết lập các hành động cần thực hiện ngay lập tức. Tự động hóa những việc như gửi thông báo qua email, cập nhật dữ liệu, đẩy và lấy dữ liệu từ các ứng dụng khác bạn sử dụng!