Quản lý sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp có sự chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), giảm thiểu tối đa rủi ro, hạn chế được nhiều chi phí không đáng có. Bài viết cung cấp những kiến thức xoay quanh hoạt động quản lý sản xuất như: Khái niệm quản lý sản xuất là gì; Quy trình quản lý sản xuất, Mô hình tổ chức và quản lý sản xuất, phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả…

1. Khái niệm quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là một giai đoạn của hoạt động SXKD gắn liền với các khu nhà máy, khu xưởng trong doanh nghiệp; tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, giám sát tiến độ của quá trình sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đạt yêu cầu về số lượng, tiêu chuẩn về chất lượng theo kế hoạch.

Mô tả công việc quản lý sản xuất

Tùy thuộc vào từng công ty mà sẽ có những yêu cầu và mô tả công việc khác nhau. Dưới đây là một trong số những mô tả công việc của người quản lý sản xuất cơ bản:

• Thuê, đào tạo và đánh giá nhân viên. Theo dõi công nhân của nhà máy để đảm bảo công nhân đạt hiệu suất làm việc và yêu cầu về an toàn.
• Phân tích dữ liệu sản xuất, lập kế hoạch, lên lịch trình sản xuất, đánh giá các yêu cầu dự án và nguồn lực.
• Ước tính, thỏa thuận và chốt ngân sách, khung thời gian sản xuất với khách hàng và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng. Đảm bảo rằng sản xuất đúng lịch trình và nằm trong ngân sách.
• Nếu cần thiết, thỏa thuận lại khung thời gian sản xuất khi có thay đổi về việc lựa chọn, đặt hàng hay mua nguyên vật liệu.
• Theo dõi tiến độ sản xuất, nắm vững các hiện tượng bất thường, điều hòa và kịp thời thông báo tin tức bất thường lên cấp trên và phòng kinh doanh. Viết báo cáo sản xuất.
• Phụ trách giám sát công việc của các phòng ban, các xưởng sản xuất, bồi dưỡng và điều hòa mối quan hệ giữa các phòng ban.

• Xác định những máy móc mới cần thiết hoặc tăng ca khi cần thiết. Tổ chức việc sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị sản xuất.

• Sửa các lỗi sản phẩm: quản lý sản xuất phát hiện lỗi sản phẩm, nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm và giải quyết vấn đề để khắc phục lỗi đó.
• Tổ chức cải tiến kỹ thuật và điều hành toàn bộ quá trình sản xuất.
• Phân tích năng suất tiềm năng của các thiết bị sản xuất; căn cứ vào tình hình nguyên liệu lập ra kế hoạch sản xuất ngày hoặc thay đổi kế hoạch sản xuất.
• Tiếp nhận tin tức của phòng kinh doanh, sắp xếp kế hoạch xuất hàng.
• Sắp xếp chức vụ, công việc cho nhân viên trực thuộc và tổ chức kiểm tra tay nghề.
• Đặt ra mục tiêu chất lượng cho phòng sản xuất và phải kịp thời tiến hành đánh giá, giám sát. Tiếp nhận lệnh sản xuất của phòng kinh doanh, kiểm tra tồn kho, lập phiếu theo công sản xuất.

2. Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp gồm 4 công đoạn chính:

– Đánh giá năng lực sản xuất: Việc đánh giá năng lực sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp xác định được quy mô thị trường tiềm năng của mình cần đến định mức nhu cầu nào. Từ đó có sự đánh giá, cân đối với năng lực của doanh nghiệp, có đáp ứng được hay không và đáp ứng ở mức độ nào?

– Hoạch định nhu cầu về nguyên vật liệu: Dựa theo đánh giá nhu cầu tiềm năng của thị trường cùng kinh nghiệm thực tiễn sản xuất, người quản lý cần phải đưa ra hoạch định về nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện việc sản xuất theo kế hoạch.

– Quản lý giai đoạn sản xuất: Người quản lý cần vạch ra một quy trình chi tiết trong quá trình sản xuất và thực hiện theo quy trình đã định đảm bảo sự chặt chẽ, hợp lý nhất để hạn chế tối đa mọi sai sót phát sinh.

– Quản lý chất lượng sản phẩm: Sản phẩm chính là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp bạn, vì vậy vai trò của việc quản lý chất lượng sản phẩm là rất cần thiết. Quản lý, kiểm định sản phẩm phải có báo cáo về số lượng, tính chất, đặc điểm phân loại của từng sản phẩm theo tiêu chuẩn đặt ra lúc ban đầu.

3. Mô hình tổ chức và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Phụ thuộc vào quy mô, đặc thù ngành nghề sản xuất, mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình tổ chức và quản lý sản xuất riêng biệt. Dựa theo tiêu chí về chức năng, cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất trong doanh nghiệp sẽ có một số bộ phận chính sau:

– Bộ phận quản lý: thường là giám đốc sản xuất, trưởng phòng – phó phòng sản xuất. Đây là bộ phận đầu não của sản xuất, giữ chức năng quan trọng. Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty trong việc hoạch định tổ chức sản xuất, bố trí nguồn lực để đảm bảo kế hoạch mục tiêu; Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty.

– Bộ phận sản xuất chính: Là bộ phận trực tiếp chế tạo sản phẩm chính. Tại bộ phận này nguyên vật liệu sau khi chế biến sẽ trở thành sản phẩm chính của doanh nghiệp-          Bộ phận sản xuất phụ trợ: Hoạt động của bộ phận này có tác dụng trực tiếp cho sản xuất chính, đảm bảo cho sản xuất chính có thể tiến hành liên tục và đều đặn.

– Bộ phận sản xuất phụ: là bộ phận tận dụng phế liệu, phế phẩm của sản xuất chính để tạo ra những loại sản phẩm phụ.

– Bộ phận phục vụ sản xuất: Là bộ phận được tổ chức ra nhằm đảm bảo việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, vận chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm và dụng cụ lao động.

Quy trình sản xuất kinh doanh ngành xây dựng (Ảnh: itgtechnology)

4. Các phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

Thông thường có 3 phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả được linh hoạt áp dụng trong từng doanh nghiệp

– Phương pháp tổ chức dây chuyền: Tính liên tục là đặc điểm chủ yếu của sản xuất dây chuyền. Muốn đảm bảo tính liên tục, điều kiện cần thiết là phải chia nhỏ quá trình sản xuất thành từng bước công việc nhỏ theo một trình tự hợp lý nhất với một quan hệ tỷ lệ chặt chẽ về thời gian sản xuất. Mỗi nơi làm việc được phân công chuyên trách một bước công việc nhất định. Do đó, nơi làm việc được trang bị máy móc, thiết bị và dụng cụ chuyên dùng, hoạt động theo một chế độ hợp lý và có trình độ tổ chức lao động cao.

– Phương pháp sản xuất theo nhóm: Đặc điểm của phương pháp này là không thiết kế quy trình công nghệ, bố trí máy móc, dụng cụ để sản xuất từng loại chi tiết cá biệt mà làm chung cho cả nhóm, dựa vào các chi tiết tổng hợp đã lựa chọn. Các chi tiết trong cùng nhóm được gia công trong cùng một lần điều chỉnh máy.

– Phương pháp đơn chiếc: Tổ chức sản xuất chế biến sản phẩm từng chiếc một hay từng đơn đặt hàng nhỏ. Theo phương pháp này người ta không lập quy trình công nghệ một cách tỷ mỷ cho từng sản phẩm mà chỉ quy định những công việc chung.

Cách lập quy trình quản lý sản xuất cơ bản của doanh nghiệp

Sau đây là các câu hỏi phổ biến cho các nhà lãnh đạo bộ phận quản lý sản xuất:

• Phần mềm quản lý sản xuất: giải pháp nào hiệu quả và tốt nhất dành cho doanh nghiệp ?
• Nên sử dụng phần mềm tùy chỉnh hay đóng gói để đạt hiệu quả cao ?
• Phần mềm quản lý nhà máy sản xuất cần có những chức năng chính nào ?
• Cách mà một phần mềm điều hành sản xuất giúp trực quan hóa cho nhà máy là gì?
• Vì sao hệ thống quản lý sản xuất được coi là trái tim của nhà máy thông minh?
• Tại sao báo chí thường nói phần mềm quản lý sản xuất là điều kiện không thể thiếu trong tương lai? Doanh nghiệp của bạn sẽ đón đầu xu thế đó như thế nào?
• Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp hệ thống phần mềm trong doanh nghiệp sản xuất ?
• Tại sao ứng dụng giải pháp quản lý sản xuất là ” xu thế phát triển nhà máy số”?

5. Quy trình quản lý sản xuất của Nhật Bản

Các doanh nghiệp Nhật Bản nổi tiếng thế giới về sự chính xác đến từng chi tiết và tiết kiệm đầu vào trong sản xuất nhiều nhất có thể. Vì thế, việc tham khảo các quy trình quản lý sản xuất của các nhà máy tại Nhật Bản chính là gợi ý mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam nên cân nhắc.

Theo đó, Doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp với việc nhắm đến mục tiêu cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng có lượng đầu vào thấp hơn – ít thời gian hơn, ít mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít vật liệu hơn và ít chi phí hơn. Nổi bật trong đó là Phương thức sản xuất Toyota (hay còn gọi là Hệ thống sản xuất Toyota – TPS). Đây là một phương pháp được phát triển bởi tập đoàn Toyota với mục tiêu giảm thiểu các lãng phí để đảm bảo chất lượng tốt với công nghệ cao, chi phí hợp lý hợp lý để tối đa năng suất.

Trong bối cảnh công nghệ số trở thành một phần không thể thiếu của mỗi nhà máy, nguyên tắc sản xuất tinh gọn vẫn được áp dụng cũng như áp dụng có hiệu quả trong ngành công nghiệp, đặc biệt là công nghiệp sản xuất các sản phẩm và dịch vụ liên quan. Đây là một điều quan trọng và thiết yếu đối với một quốc gia có quá ít tài nguyên như Nhật bản cũng như là bài học để doanh nghiệp Việt học hỏi và ứng dụng.

6. Kết

Quản lý sản xuất là một công đoạn phức tạp và có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và lớn đã lựa chọn ứng dụng giải pháp phân hệ phần mềm quản lý sản xuất  đem lại hiệu quả tối ưu.