Người Nhật rất nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu quả trong công việc. Đó là nhờ đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm rất nổi tiếng này. Thực tế nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các công ty tập đoàn lớn của Nhật đều có những điểm chung trong phong cách làm việc nhóm này. Khi tiếp xúc chúng ta cũng sẽ thấy người Nhật đều là những người có tinh thần tập thể cao, họ hợp tác làm việc một cách nhuần nhuyễn và đem lại hiệu quả tuyệt vời.
Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
Horenso là viết tắt của:
HOKOKU: Báo cáo (các vấn đề được truyền đạt lên/xuống các cấp kịp thời
RENRAKU: Liên lạc (thông tin được liên thông nội bộ)
SODAN: Thảo luận (discuss), hỏi ý kiến, tham vấn (brainstorm)
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc, các vấn đề găp phải. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn ra như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Task A sao rồi em?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Vì trong công việc đôi lúc bạn chưa thể phán đoán được hết các tình huống xảy ra thì thông qua việc báo cáo liên tục để sếp luôn nắm được tình hình và đưa ra những phán đoán chính xác hơn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Nội dung báo cáo bao gồm:
Công việc đang thực hiện
Công việc thực hiện xong
Công việc sẽ thực hiện
Những vấn đề gặp phải
- Có đề xuất hoặc mong muốn gì trong nhiệm vụ đó
Lưu ý: Thông tin báo cáo phải có tuyển chọn và phân tích dựa trên kết quả thu được
Thời điểm và cách thức báo cáo:
Bạn sẽ báo cáo khi hoàn thành hay kết thúc quá trình thực hiện công việc được giao. Tuy nhiên với những task thực hiện dài hạn thì chủ động báo cáo tiến độ theo những mốc mà team quy định thường là 1 ngày/lần.
- Với những công việc tìm hiểu và xử lý gấp như sửa lỗi thi nên báo cáo ngay khi thu thập được thông tin gì mới hoặc khi bạn tìm thấy một phương pháp mới.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Dùng để chia sẻ thông tin với người đồng cấp, dưới cấp, trên cấp hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người hoặc các bộ phận có thể phối hợp với nhau hiệu quả.
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc.
Phương pháp liên lạc tốt:
Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc trực tiếp bằng gặp mặt, điện thoại là cách hợp lý nhất.
- Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc group chat nội bộ team để thông báo.
Một số lưu ý nên tránh khi liên lạc:
Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.
Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
Liên lạc chậm quá lâu mới thực hiện.
- Làm ngẫu hứng
3. SODAN: BÀN BẠC, HỎI Ý KIẾN, THAM VẤN
Đây chính là điểm then chốt để giải quyết công việc một cách hiệu quả. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Đông người, nhiều cá tính, đa dạng phong cách.
Ghi nhận các ý kiến và khuyến khích nói.
- Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt được. Điều quan trọng nhất cuối buổi bàn bạc là có quyết định cuối cùng, mọi người đồng thuận và "follow-up" theo quyết định.
Cách bàn bạc không tốt:
Ít người, quan điểm và cách làm không giống nhau.
Không ghi nhận mà bác bỏ ngay lập tức.
Thành viên không ai rõ mục đích buổi thảo luận.
- Không ra được quyết định cuối (key results).
4. Lợi Ích Của Việc Thực Hiện Horenso
Việc thự hiện tốt nguyên tắc Horenso sẽ giúp cho người thực hiện tạo được kết quả làm việc cao hơn cũng như chủ động trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc đang đảm nhiệm. Ngoài ra trong quá trình thực hiện công việc, khi áp dụng nguyên tắc horenso sẽ vô hình tạo mối quan hệ giữa sếp và nhân viên sẽ trở nên gần gũi hơn bởi sự trao đổi, thảo luận bàn bạc về công việc, những mối quan hệ đồng nghiệp sẽ hài hoà và tìm được tiếng nói chung.
Nguồn: Internet