Những rủi ro khi triển khai ERP

Việc triển khai thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm làm việc của nhà cung cấp giải pháp cũng như mức độ sẵn sàng từ phía doanh nghiệp. Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều mô hình kinh doanh của mình để việc áp dụng trở nên hiệu quả. Và đó đều là những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP. Nhưng vẫn có những hạn chế đến từ hệ thống ERP như:

• Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: Do nhiều lý do khác nhau, thời gian hoàn thiện và triển khai một hệ thống ERP thường kéo dài vài tháng đến vài năm, đủ để làm nản lòng bất kỳ một tổ chức nào nếu không xác định rõ mục tiêu và lợi ích của hệ thống ERP. Việc kéo dài thời gian thông thường do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp,…

• Chi phí đầu tư đắt: Một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh nghiệp lên đến vài chục ngàn Đô-la không phải là quá đắt so với những giá trị mà nó đem lại. Tuy nhiên, chi phí đầu tư quá cao thường là do khả năng của hệ thống không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các nguồn lực.

• Sự chọn lựa các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nếu không được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống quá xa vời, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP.

• Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: Phần lớn các ứng dụng ERP được hiểu theo dạng “phần mềm may đo”, nghĩa là được làm ra cho một mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống sẽ nhanh chóng không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được phát triển tiếp.

• Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình. Một số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém.

• Mức độ phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP là sự liên kết của nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì. Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém.

• Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng: Tuy rằng yêu cầu của một hệ thống ERP là khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác. Nhưng thông thường không có tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp dữ liệu do các hệ thống quá khác nhau. Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp dữ liệu hoặc doanh nghiệp phải tính toán lại khả năng triển khai giải pháp cùng với các hệ thống có sẵn (nếu có).

Triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý các yếu tố gì?

Những rủi ro khi triển khai ERP luôn tồn tại nhưng là điều hoàn toàn có thể tránh được. Để triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Các chức năng của hệ thống ERP được chọn phù hợp với các quy tình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cần có sự chuẩn bị kỹ càng về con người, quy tình làm việc, cơ sở hạ tầng, dữ
  liệu.
• Định nghĩa rõ các chức năng cần phát triển riêng cho phù hợp với đặc thù thực tế
  (customization).
• Độ linh động và khả năng mở rộng của hệ thống ERP được chọn
• Hệ thống ERP được chọn phải dễ sử dung, nâng cấp và điều chỉnh.
• Có sự hỗ trợ đầy đủ hiệu quả của công ty tư vấn
• Chi phí phù hợp
• Tham khảo kinh nghiệm của các khách hàng đi trước.