1. Khái niệm làm việc theo nhóm
- Làm việc theo nhóm là một khái niệm phổ dụng của quản trị nhân sự hiện đại.
- Làm việc theo nhóm là tập hợp 2 hoặc nhiều người.
- Nhóm cùng tồn tại để hoàn thành một mục tiêu nhất định.
- Nguyên tắc chính là độc lập, tương tác và ảnh hưởng qua lại lẫn nhau.
- Chịu trách nhiệm qua lại lẫn nhau để đạt mục tiêu chung
- Mỗi thành viên nhận thức bản thân họ như một thực thể xã hội.
2. Các loại hình làm việc theo nhóm
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
3. Các giai đoạn phát triển của làm việc theo nhóm
Có 4 giai đoạn chính trong sự hình thành và phát triển của làm việc theo nhóm, đó: Hình thành, Sóng gió, Chuẩn hóa & ổn định và Guống vận hành.
- Hình thành (Forming): Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc. Tập hợp của các cá nhân khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu...
- Sóng gió (Storming): Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên.
Môn tâm lý học quản lý coi đây là giai đoạn giống như thời dậy thì của một con người. Các cá nhân có hành vi không thể chấp nhận được phải bị đào thải chính trong giai đoạn này.
- Chuẩn hóa và ổn định (Norming): Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện. Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ nét hơn.
- Guồng vận hành (Performing): Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.
Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn Tan rã. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.
Chú ý: Mô hình này có thể mở rộng thành 5 giai đoạn trong đó giai đoạn cuối cùng là thoái trào (giải tán team), đó chính là mô hình thang Tuckman.
Đọc thêm: Mô hình Tuckman Ladder với 5 giai đoạn phát triển nhóm
4. Phân loại các mô hình làm việc theo nhóm
Theo nguồn của Encyclopedia of Business ấn bản 2, phân loại làm việc đồng đội gồm có 6 loại chính là:
- Truyền thống (Traditional)
- Thân mật (Informal)
- Tự chỉ đạo, tự chủ (Self-Directed)
- Lãnh đạo (Leadership)
- Giải quyết vấn đề (Problem Solving)
-
Đội ảo (Virtual teams)
Informal vs Traditional (Mô hình Thân mật và Truyền thống)
Informal Team được thành lập dựa trên sự quen biết, tình bạn bè hay vì mục đích xã hội. Còn Traditional Team được thành lập với một mục đích cụ thể, mô tả quy trình công việc cụ thể.
Ví dụ: Cty có 3 nhóm làm việc kế toán, kỹ thuật và kinh doanh, mỗi nhóm 5 thành viên. 3 nhóm này là 3 nhóm traditional team hình thành với một chức năng và công việc cụ thể. Trong giờ ăn cơm trưa, một số thành viên nhóm kỹ thuật ngồi với nhóm kế toán và bàn về môi trường làm việc của cty ABC. Nhóm này là nhóm informal hình thành dựa vào sự quen biết, tình cảm cá nhân và vì mục đích xã hội là chính.
Chính vì lý do này mà các Traditional Team có cấu trúc cao và kỷ luật cao hơn các Informal team. Traditional Team luôn có một mục đích chung cho nên việc thực hiện nhóm cần xây dựng mục đích chung là việc rất quan trọng, và luôn cần toàn bộ thành viên trong team hiểu, đồng ý thực hiện.
Self-Directed Teams (Mô hình tự chủ)
Cũng giống như Traditional Team, Self-Directed team cũng luôn có một mục đích chung nhưng khác một điều là Self-Directed Team tự họ xác định mục tiêu và cùng nhau cam kết thực hiện mục tiêu này.
Trong nhóm tự lãnh đạo các thành viên có khuynh hướng sáng tạo và đam mê với chính công việc mình thực hiện. Đối với loại đội tổ chức theo hình thức này các thành viên chia sẻ đam mê và trách nhiệm với công việc.
Lợi ích của mô hình này là nhóm có tính ý thức cao và lòng trung thành với tổ chức. Các đội tự lãnh đạo cũng giúp thúc đẩy sự đổi mới (innovation) và sự sáng tạo (creativity).
Leadership vs Problem Solving Teams (Mô hình người dẫn đầu và Mô hình cùng nhau giải quyết vấn đề)
Điểm giống nhau của 2 loại hình teamwork này là được thành lập bởi các manager từ các đơn vị khác nhau tập hơn lại.
Mục đích của leadership teamwork: Khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội giữa các phòng ban bên trong một tổ chức. Các đội nhóm được dẫn dắt bởi các lãnh đạo nhiều kinh nghiệm và các kỹ năng xuất sắc.
Mục đích của Problem Solving teamwork: Cùng nhau giải quyết một vấn để nào đó của tổ chức. Mô hình này có tính chất tạm thời: Đội nhóm lập ra tạm thời để giải quyết khủng hoảng, các sự kiện bất khả kháng.
Virtual Teams (Nhóm ảo)
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc các thành viên trong đội phối hợp nhau làm việc có thể trải dài trên nhiều khu vực địa lý.
Virtual team có thể là traditional, self-directed hay leadership team.
Khó khăn khi thực hiện virtual team đó chính là khó khăn trong việc giải trình cũng như trao đổi thảo luận giữa các thành viên mà có thể chưa bao giờ gặp mặt.
Khi thực hiện virtual team thành công giúp tăng tính global của tổ chức, khả năng truyền thông của tổ chức.
Kết Luận
Làm việc theo nhóm được ứng dụng khá phổ biến trong công tác quản trị nhân sự hiện đại. Các loại hình công việc được phân tích phù hợp với việc ứng dụng làm việc theo nhóm đều được áp dụng triệt để. Tuy nhiên, một trong những ứng dụng phổ biến nhất của làm việc theo nhóm chính là các dự án.
Ví dụ trong một dự án, khi ban lãnh đạo đưa ra một project, các thành viên được giao nhiệm vụ trong project đó. Ngoài việc hoàn thành công việc của riêng mình ra, còn phải dùng kĩ năng làm việc theo nhóm để giúp cho project hoàn thành tốt trong thời gian ngắn nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Các thành viên trong nhóm khi có ý kiến nào nổi bật, không nên âm thầm làm việc một mình mà phải đưa ra cho mọi người, nếu mọi người cùng nhất trí với ý kiến của thành viên đó thì ý kiến đó sẽ được duyệt, ngược lại thì phải chỉ ra ý kiến của thành viên đó tồi chỗ nào.
Khi có một thành viên trong nhóm bức xúc một thành viên khác cùng trong nhóm, thì phải nói ra, để mọi người cùng tìm hiểu và ngay lập tức giải quyết mối bất hòa ấy, vì nếu không nhóm sẽ khó làm việc với nhau lâu dài nếu cứ cãi vã lẫn nhau...