Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng khó khăn nhất mà nhiều người phải học. Vậy làm thế nào để xây dựng kỹ năng đàm phán hiệu quả? Hãy cùng TigoDoo tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

1. Kỹ năng đàm phán là gì?

Một điều thật đặc biệt là kỹ năng đàm phán được tập hợp từ nhiều kỹ năng khác như giao tiếp, hợp tác, thuyết trình và thương lượng. Vì vậy, nói kỹ năng đàm phán được hình thành trong quá trình làm việc và học hỏi là không sai.

Trên thực tế, đàm phán có nghĩa là dùng lý lẽ của mình để làm người khác đồng thuận và chấp nhận. Nói ra làm sao để họ hợp tác, phải dựa vào khả năng tư duy, lý luận và cách chọn lọc câu chữ khi nói. 

Kỹ năng đàm phán là gì và phải sử dụng khi nào? Trong công việc, không khó tránh khỏi những xung đột, mâu thuẫn, khiến 2 hay nhiều đối tượng không thể đồng ý với cách làm của người kia.

Để đi đến một hướng giải quyết hợp lý, bảo vệ quyền lợi cho các bên, một người hoặc tất cả các bên phải chủ động đàm phán, vừa thỏa mãn được bản thân và những người còn lại. Lúc này, bạn cần vận dụng kỹ năng đàm phán để đi đến sự “dĩ hoà vi quý” trong công việc.

2. Những công việc nào cần kỹ năng đàm phán nhất?

Bất cứ công việc nào cũng sẽ cần dùng đến kỹ năng đàm phán nhưng đây là những công việc thường xuyên phải đàm phán nhất, nó dường như trở thành một trách nhiệm của họ.

• Nhân viên chăm sóc khách hàng
• Nhân viên quản lý rủi ro tài chính
• Nhân viên sale admin
• Nhân viên bán bảo hiểm
• Nhân viên phòng nhân sự

Đàm phán dùng để giải quyết những ổn thoả liên quan đến quyền lợi cá nhân, phần lớn là như thế. Người dễ dàng nhạy cảm với quyền lợi của mình nhất không ai khác ngoài khách hàng.

Vì vậy, những người có công việc liên quan trực tiếp đến khách hàng rất cần kỹ năng đàm phán. Ngoài ra, sale admin và HR vừa có mối quan hệ với khách hàng vừa là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty. Khi có mâu thuẫn, tranh chấp về quyền lợi con người, họ cũng cần giải quyết bằng kỹ năng đàm phán. 

3. Kỹ năng đàm phán là gì? Quy trình chung cho thực hiện đàm phán

Sau khi đã tìm hiểu kỹ năng đàm phán là gì, bạn cần biết đàm phán sẽ được thực hiện qua những giai đoạn nào:

Chuẩn bị: Đối với những cuộc đàm phán cần có dẫn chứng từ cơ sở thông tin, bạn cần có sự chuẩn bị để tạo sự chặt chẽ cho những lập luận của mình. Ngoài ra, tìm hiểu về những đối tượng phản biện lại bạn cũng là một cách để dễ dàng linh hoạt, ứng biến.

Tranh luận: Quy trình tranh luận thành công thường phụ thuộc vào 2 yếu tố: Lập luận và lý lẽ. Trong khi lập luận giúp cho quan điểm của bạn thêm vững chắc thì lý lẽ giúp cho mọi người được thuyết phục khi nghe. 

Mục tiêu trung lập: Khi đàm phán, tuyệt đối không nghiêng quan điểm về bản thân quá nhiều mà phải luôn đi đến cuối cùng là bảo toàn quyền lợi hai bên. Đàm phán khác với phản biện ở chỗ là nó vì mục đích hòa bình chứ không phải phân thắng thua. Vì vậy, kết luận chung của bạn vẫn phải cho người đối diện thấy được lợi ích và quyền lợi của họ được bảo toàn. 

Thỏa thuận: Sau khi đã thuyết phục được họ chấp nhận với hướng giải quyết này, sự thỏa thuận sẽ là căn cứ đảm bảo cho những điều đó được thực hiện. Trong lúc thiết lập, hai bên sẽ cùng tham gia và điều chỉnh cho hợp lý, không ai phải chịu thiệt.

Thực thi: Sau khi thỏa thuận, cả hai bên phải đảm bảo những điều đưa ra được thực thi như đúng những gì đã nói. Sự thực thi chính là lời cam kết uy tín nhất, thể hiện quá trình đàm phán có hiệu quả hay không. 

Tóm tắt lại, để kỹ năng đàm phán được hiệu quả, bạn cần chú ý những điểm sau:

• Luôn chuẩn bị cho mỗi cuộc đàm phán
• Tìm hiểu kỹ về vấn đề cần đàm phán
• Vận dụng kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, thương lượng để đàm phán mạnh mẽ hơn
• Chấp nhận thất bại nếu có. Kỹ năng đàm phán phải được phát triển dựa trên những kinh nghiệm được đúc kết.