1. Prorata là gì?

Các hóa đơn thanh toán dạng Prorata là các hóa đơn được tính làm tròn theo một mốc cố định nhằm đơn giản hóa quá trình quản lý hóa đơn và đồng bộ các loại chi phí của nhiều dịch vụ khác nhau về một ngày thanh toán để đảm bảo tính đồng nhất của hệ thống quản lý dịch vụ. Từ đó việc quản lý các hoá đơn sẽ trở nên đơn giản hơn, tránh rủi ro gián đoạn dịch vụ nếu bạn sơ xuất quên gia hạn hoá đơn nào đó. Việc sử dụng thanh toán hoá đơn dạng prorata giúp bạn quản lý chi phí tốt hơn và tiết kiệm khá nhiều thời gian khi thanh toán dịch vụ.

2. Tại sao lại sử dụng thanh toán dạng Prorata?

Hóa đơn thanh toán dạng Prorata giúp đồng nhất hóa đơn của nhiều dịch vụ về 1 ngày thanh toán cố định nhằm giúp cho quá trình quản lý ngày tới hạn của các dịch vụ đơn giản, dễ nhớ và đồng thời tránh các rủi ro gián đoạn dịch vụ do không thanh toán kịp thời. Bạn hãy thử tưởng tượng, nếu bạn sử dụng 4 dịch vụ với 4 ngày tới hạn thanh toán khác nhau trong tháng, làm sao bạn có thể đảm bảo rằng mình luôn nhớ chính xác ngày tới hạn của từng dịch vụ để có thể hoàn thành nghĩa vụ thanh toán kịp thời?

Ngoài ra, việc có nhiều ngày tới hạn thanh toán cũng làm tăng thêm chi phí do bạn phải mất nhiều thời gian, công sức đi lại để chuyển tiền thanh toán nhiều lần trong tháng. Đó là những chi phí không đáng có cho cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

Bạn cũng phải đối mặt với rủi ro bị cắt hoăc tạm dừng cung cấp dịch vụ nếu như không thanh toán kịp thời (có thể do quên, bận đi công tác…). Việc sử dụng một mốc thanh toán duy nhất giúp bạn có thể chuẩn bị kế hoạch thanh toán dịch vụ tốt hơn, quản lý chi phí dịch vụ tốt hơn, hạn chế trường hợp khóa dịch vụ do không thanh toán kịp thời hóa đơn và đương nhiên, tiết kiệm thời gian, công sức lẫn chi phí đi lại.

3. Tính chi phí theo dạng Prorata như thế nào?

Khi bạn đăng ký dịch vụ sử dụng thanh toán theo tỷ lệ, hoá đơn của tháng đầu tiên bạn sẽ thấy rằng hoá đơn đó sẽ được tính dựa trên số ngày giữa ngày đăng ký của bạn và ngày của chu kỳ thanh toán hoá đơn này. .

Các hoá đơn gia hạn sau này sẽ hiển thị toàn bộ số tiền theo chi phí hằng tháng, trừ khi bạn thực hiện thêm các phí dịch vụ bổ sung đối với tài khoản của mình.

Ví dụ đối với dịch vụ thuê phần mềm OdooERP Cloud Hosting trên Cloud (mô hình dịch vụ cho thuê phần mềm SaaS - Software As A Service), lấy mốc trong tháng để tính tròn tháng là ngày 27 hàng tháng, và bạn đăng ký dịch vụ Odoo CRM thời hạn 12 tháng có giá trị hợp đồng là 181,818 VND vào ngày 14/07/2022. Vậy chi phí trên hóa đơn của bạn sẽ được tính như thế nào?

Cơ sở của chi phí là tính trên đơn vị 12 tháng có 365 ngày.

Với hóa đơn thanh toán lần đầu, chi phí được tính như sau:

• Chi phí dịch vụ 1 năm (27/07/2022 – 27/07/2023): 181,818 VND
• Chi phí cung cấp dịch vụ từ ngày đăng ký (ngày 14/07/2012) tới ngày mốc thanh toán gần nhất (ngày 27 trong tháng - 27/7, bắt đầu từ ngày 14 và kết thúc vào đầu ngày 27) là 12 ngày. Chi phí dịch vụ 12 ngày này (Prorata fee) được tính như sau: (181,818 VND/365)*12 = 5,961 VND
• Chi phí tổng cộng trên hóa đơn thanh toán lần đầu là: 181,818 VND + 5,961 VND = 187,779 VND (chưa bao gồm 10% VAT = 18,778 VND).

Tổng chi phí gồm thuế VAT là: 206,557 VND

Số tiền thanh toán định kỳ: 200,000 VND 12 tháng.

Với cách tính này, sau khi thanh toán lần đầu, thì lần thanh toán kế tiếp của bạn là ngày 27/7/2023 (đồng thời ngày hết hạn dịch vụ của bạn cũng là ngày 27/7 hàng năm). Hóa đơn kế tiếp có giá trị đúng bằng giá trị dịch vụ OdooERP Cloud Hosting thời hạn 12 tháng 181,818 VND như đã nói ở trên.

Prorata được gán làm thuộc tính trong các phần quản lý thanh toán trả chậm.

Các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm trên nền tảng Odoo sẽ tạo các thỏa thuận cho các hợp đồng hàng tháng phù hợp với việc lập hóa đơn hàng tháng.

Thách thức là chúng ta chỉ muốn lập hóa đơn cho khách hàng mỗi tháng một lần cho tất cả các khoản thanh toán thuế quan. Tuy nhiên, nếu một thỏa thuận mới đã được ký kết trong tháng đó, chúng ta cần chia theo tỷ lệ khoản thanh toán thuế hàng tháng để chỉ lập hóa đơn cho X ngày của tháng mà thuế có hiệu lực. Phép tính sẽ là ((giá cước hàng tháng) / (số ngày trong tháng)) x số ngày hoạt động = khoản thanh toán đến hạn theo tỷ lệ. Các hóa đơn tiếp theo sẽ có giá cố định cho cả tháng.

Lời kết

Prorata billing hiện đang là một trong những phương pháp tính hóa đơn được nhiều đơn vị áp dụng bởi lợi ích mà nó mang lại. Thanh toán dạng prorata sẽ đồng nhất các hoá đơn của nhiều gói dịch vụ về cùng 1 ngày thanh toán từ đó việc quản lý các hoá đơn sẽ trở nên đơn giản hơn, tránh gián đoạn dịch vụ khi bạn sơ xuất quên gia hạn hoá đơn nào đó. Hiện tại TIGODOO đang áp dụng cách tính này cho một số dịch vụ thuê bao theo tháng như các phân hệ Odoo với mục đích đồng bộ hóa đơn và theo dõi mức độ truy cập dịch vụ cho khách hàng. Chúng tôi hi vọng, với bài viết này bạn sẽ có thêm nhiều thông tin về Prorata billing.