Business Intelligence đã trở thành công cụ quan trọng cho các nhà lãnh đạo, quản lý trong việc vận hành và ra quyết định trong doanh nghiệp. Vậy Business Intelligence là gì, nó có thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp và lợi ích của mang lại như thế nào? Tất cả những điều trên sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.

Business Intelligence là gì?

Business Intelligence được gọi tắt là BI hoặc còn được gọi là kinh doanh thông minh. Hiện nay, BI có rất nhiều định nghĩa khác nhau.

Business Intelligence là một tập hợp các quy trình, kiến trúc và công nghệ chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, nhằm thúc đẩy các hoạt động kinh doanh có lợi. BI bao gồm một bộ phần mềm và sản phẩm dịch vụ để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin và kiến thức hữu ích.

Kinh doanh thông minh kết hợp giữa phân tích kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, sử dụng công cụ dữ liệu và cơ sở hạ tầng cũng như các phương pháp hay nhất để giúp các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhiều hơn. Trên thực tế, bạn biết mình có trí tuệ kinh doanh (BI) hiện đại khi bạn có cái nhìn toàn diện về dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng dữ liệu đó để thúc đẩy sự thay đổi, loại bỏ sự kém hiệu quả và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường hoặc nguồn cung.

Business Intelligence hoạt động như thế nào?

Về phương diện kỹ thuật, BI hoạt động theo 3 bước sau:

Bước 1: Dữ liệu thô được thu thập và trích xuất từ cơ sở dữ liệu của công ty. Dữ liệu có thể thu thập ở phạm vi rộng hơn, trên nhiều hệ thống không đồng nhất.

Bước 2: Dữ liệu sẽ được xử lý an toàn và chuyển vào kho dữ liệu. Tại đây sẽ hình thành các bảng dữ liệu liên kết và tạo ra các khối dữ liệu.

Bước 3: Sử dụng hệ thống BI, người dùng có thể truy vấn, truy cập dữ liệu, yêu cầu xuất báo cáo đột xuất hoặc đưa ra bất kỳ phân tích nào khác để phục vụ cho việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp.

Tại sao Business Intelligence lại quan trọng?

Business Intelligence mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn. BI cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin chính xác và cần thiết. Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để phân tích các xu hướng trong tương lai, hành vi mua hàng hay vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dựa vào những thông tin phân tích được, doanh nghiệp xây dựng các chiến lược phù hợp để giữ chân khách hàng, hoạt động kinh doanh được trôi chảy và hiệu quả hơn.

Một số lí do khác khiến BI trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Hỗ trợ đo lường tạo chỉ số hiệu suất KPI (Key Performance Indicators) dựa trên dữ liệu thu thập được.
• Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
• Trực quan hóa, nâng cao chất lượng dữ liệu từ đó hỗ trợ tốt hơn cho việc ra quyết định.
• Dự đoán xu hướng thị trường và phát hiện các vấn đề kinh doanh cần giải quyết.

Business Intelligence gồm những quy trình nào?

BI là một thuật ngữ bao hàm các quy trình và phương pháp thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa hiệu suất. Tất cả những điều này kết hợp với nhau để tạo ra một cái nhìn toàn diện cho doanh nghiệp, giúp đưa ra các quyết định tốt hơn. Trong vài năm qua, BI đã phát triển để bao gồm nhiều quy trình và hoạt động hơn, giúp cải thiện hiệu suất. Các quy trình này bao gồm:

Khai thác dữ liệu (Data mining): Sử dụng cơ sở dữ liệu, số liệu thống kê và máy học (Machine learning) để khám phá các xu hướng chung trong tập dữ liệu lớn.

Báo cáo (Reporting): Chia sẻ phân tích dữ liệu cho các bên liên quan đến người ra quyết định cuối cùng.

Chỉ số hiệu suất và điểm chuẩn (Performance metrics and benchmarking): So sánh dữ liệu hiệu suất hiện tại với dữ liệu quá khứ để theo dõi, đánh giá hiệu suất, mục tiêu, thường sử dụng dashboard tùy chỉnh.

Phân tích mô tả (Descriptive analytics): Sử dụng phân tích dữ liệu sơ bộ được phân tích và mô tả một cách chi tiết về sự thay đổi của dữ liệu.

Truy vấn (Querying): Những thắc mắc được phân tích trên tài liệu sẽ được BI giải đáp cặn kẽ.

Phân tích thống kê (Statistical analysis): Lấy kết quả từ phân tích mô tả, BI sẽ tìm thêm các dữ liệu liên quan bằng cách sử dụng thống kê, ví dụ như xu hướng này đang xảy ra như thế nào và tại sao.

Trực quan hóa dữ liệu (Data visualization): Chuyển phân tích dữ liệu thành các biểu đồ, đồ thị để người dùng dễ quan sát.

Phân tích trực quan (Visual analysis): Phân tích dữ liệu thông qua cách kể chuyện bằng hình ảnh để truyền đạt thông tin chi tiết một cách nhanh chóng và theo dõi luồng phân tích.

Chuẩn bị dữ liệu (Data preparation): Tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu, xác định đơn vị đo lường để phục vụ cho phân tích dữ liệu.

Các công nghệ hỗ trợ cho Business Intelligence

Bảng tính (Spreadsheets): Bảng tính như Microsoft Excel và Google Docs là một số công cụ BI được sử dụng rộng rãi nhất.

Phần mềm báo cáo (Reporting software): Phần mềm báo cáo được sử dụng để báo cáo, sắp xếp, lọc và hiển thị dữ liệu.

Phần mềm trực quan hóa dữ liệu (Data visualization software): Phần mềm trực quan hóa dữ liệu chuyển các tập dữ liệu thành các dạng đồ họa dễ đọc, trực quan hấp dẫn để nhanh chóng có được thông tin chi tiết.

Công cụ khai thác dữ liệu (Data mining tools): Các công cụ khai thác dữ liệu ‘khai thác’ một lượng lớn dữ liệu cho các mẫu sử dụng như trí tuệ nhân tạo, máy học và thống kê.

Xử lý phân tích trực tuyến (Online analytical processing – OLAP): Các công cụ OLAP cho phép người dùng phân tích bộ dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau dựa trên các quan điểm kinh doanh khác nhau.

Lợi ích của Business Intelligence

Khả năng hiển thị dữ liệu

Một nền tảng BI tốt cho phép hiển thị đầy đủ dữ liệu quan trọng mà doanh nghiệp đang có. Không chỉ cho phép xem dữ liệu mà còn có cái nhìn chi tiết hơn về dữ liệu, hiển thị dữ liệu theo thời gian thực về mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Với cách hiển thị dữ liệu chi tiết, nhà lãnh đạo có thể thích ứng được với sự thay đổi của doanh nghiệp.

Báo cáo chính xác

BI cho phép xem chính xác tất cả các chỉ số KPI tạo các báo cáo chính xác ở tất cả các cấp. Sử dụng dữ liệu được trực quan hóa, nhà lãnh đạo có thể phân tích các đường xu hướng, bao gồm dữ liệu quá khứ và một số phân tích dự đoán cho tương lai của doanh nghiệp. BI cho phép xây dựng các chế độ xem cụ thể cho các bên chính có liên quan để họ có thể xem dữ liệu quan trọng.

Hợp lý hóa các quy trình

BI giúp loại bỏ sự phức tạp liên quan đến các quy trình. Nó cũng tự động hóa việc phân tích bằng cách đưa ra phân tích dự đoán, lập mô hình máy tính, đo điểm chuẩn và các phương pháp luận khác.

Ra quyết định rõ ràng

BI giúp cho tính minh bạch của dữ liệu được nâng cao hơn và từ đó chất lượng của việc ra quyết định sẽ được cải thiện. Ngay cả những người dùng không chuyên về kỹ thuật hoặc không phải là nhà phân tích cũng có thể thu thập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Điều này góp phần mở rộng sức mạnh của phân tích đến với nhiều người dùng hơn.

Hệ thống ERP và Business Intelligence

Hệ thống ERP đóng vai trò như một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp nhằm quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm sản xuất và phân phối, chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho, kế toán, nguồn nhân lực và hơn thế nữa. Là một kho dữ liệu tập trung, ERP thúc đẩy các quy trình khác nhau hoạt động một cách hiệu quả.

Mặt khác, các giải pháp BI tận dụng dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống ERP để khám phá các xu hướng, thói quen và tạo ra những hiểu biết có khả năng thúc đẩy hành động (actionable insights). Chúng giúp người dùng tạo báo cáo và dashboard chuẩn mạnh để đánh giá dữ liệu phức tạp và đưa ra quyết định tốt hơn.

ERP cung cấp cái nhìn tổng quan quy trình kinh doanh, cho phép người dùng có được cái nhìn toàn diện về từng lĩnh vực chức năng. BI phân tích dữ liệu, giúp các tổ chức đi sâu hơn vào các chỉ số hiệu suất chính, thực hiện sửa đổi các quy trình và tối ưu hóa chiến lược nếu cần.

Với sức mạnh tổng hợp của ERP và BI, tổ chức có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thông tin để thúc đẩy sự phát triển. BI có khả năng chuyển đổi dữ liệu trong phần mềm ERP và các ứng dụng khác thành những thông tin chi tiết quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích từ việc tích hợp kết hợp ERP và BI:

Tổng hợp và phân tích dữ liệu

Hệ thống ERP tạo ra một lượng lớn dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Khi BI được tích hợp vào ERP, doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích nâng cao để thu được những hiểu biết hữu ích từ dữ liệu.

Tùy biến

Hệ thống ERP – BI tích hợp giúp các thành viên trong nhóm tạo báo cáo và trang tổng quan để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bộ phận.

Phân tích dự đoán

Tích hợp ERP – BI cung cấp một cái nhìn đầy đủ về các kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

Quyết định thời gian thực

Tận dụng dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định chính xác. Dữ liệu thời gian thực cung cấp phân tích thời gian thực và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Thúc đẩy hiệu quả

Tích hợp ERP – BI tạo điều kiện cho các tổ chức hợp nhất, sắp xếp và phân tích các tập dữ liệu lớn từ các nguồn khác nhau. Nó nâng cao tốc độ phân tích và cung cấp sự nhanh nhạy trong kinh doanh với dữ liệu sạch và chính xác.

Báo cáo

BI nâng cao khả năng báo cáo bằng cách cho phép người dùng kết hợp các bộ dữ liệu khổng lồ để phân tích chuyên sâu đồng thời đẩy nhanh quá trình tạo báo cáo.

Một số câu hỏi thường gặp về Business Intelligence

Business Intelligence phù hợp với những đối tượng nào?

Đối tượng phù hợp khi áp dụng BI vào hệ thống kinh doanh là:

• Ban quản trị (Executives).
• Người đưa ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers).
• Phân tích viên (Analysts).
• Khách hàng (Customer).

Xu hướng hiện tại của Business Intelligence là gì?

Với tính hiện đại, BI đang dần hướng đến những mục tiêu và xu hướng mới như:

• Phát triển khả năng tự phục vụ.
• Hỗ trợ công cụ trên nền tảng điện toán đám mây.
• Thiết bị di động thông minh.
• Kết hợp hài hòa giữa phần mềm và các dịch vụ tư vấn.