Số hóa là gì

Số hóa là khái niệm mà bản thân nó cũng dễ bị nhầm lẫn. Do có 2 hình thức số hóa là Số hóa dữ liệu (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization). Chú ý hai chữ này trong tiếng Anh cũng rất dễ nhầm là một. Số hóa dữ liệu có động từ là "digitize", số hóa quy trình là "digitalize". Chúng ta hay nghe cụm từ phổ biến của chuyển đổi số là "Digitalization Transformation", viết tắt là DX.

Số hóa dữ liệu (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số. Ví dụ scan giấy tờ, tài liệu dạng giấy sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty.

Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động  kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, tài liệu liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. Quá trình làm việc được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nhờ vào việc tiếp cận dữ liệu nhanh chóng hơn.

Chuyển đổi số là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số hiện đại để cải thiện mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Có thể nói số hóa tài liệu là bước đệm để số hóa quy trình làm việc.

Chuyển đổi số là gì

Chuyển đổi số (digital transformation) là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số hiện đại để cải thiện mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chuyển đổi số làm thay đổi cách thức làm việc, vận hành doanh nghiệp, mô hình kinh doanh, hoàn thiện tổ chức, con người,… Từ đó tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp. Cung cấp cho khách hàng những giá trị và trải nghiệm tốt hơn. Đồng thời nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số không chỉ có sự tác động đến quá trình làm việc của doanh nghiệp. Mà bên cạnh đó còn tác động đến văn hóa tổ chức của công ty. Nó đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng về mọi mặt. Kể cả sự chuẩn bị tâm lý cho nhân viên. Đào tạo để họ có thể thích ứng với sự thay đổi.

Chuyển đổi số là xu hướng nổi bật tại nước ta cũng như trên khu vực và thế giới. Chuyển đổi số được ứng dụng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau.

Chuyển đổi số là hoạt động diễn ra trên đỉnh tháp, là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số hiện đại để cải thiện mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Thí dụ về chuyển đổi số trong nhà hàng làm thay đổi kích thước bàn ăn

Chuyển đổi số, bắt đầu từ những đột phá công nghệ số, nhưng chuyển đổi số không phải chỉ là công nghệ số, mà quan trọng hơn, chuyển đổi số là chấp nhận cái mới, do đó, chuyển đổi số là cuộc cách mạng về tư duy, nhận thức, thể chế, chính sách nhiều hơn là một cuộc cách mạng về công nghệ.

Ví dụ về thay đổi kích thước bàn ăn dưới đây xuất phát từ một ý tưởng đơn giản, công nghệ khả thi. Tuy nhiên, thể hiện một cách thức tư duy và hành động mới, đó là ra quyết định dựa trên dữ liệu. Dữ liệu đúng, đủ và kịp thời sẽ dẫn đến hành động đúng, không cảm tính.

Phân tích dữ liệu để ra quyết định tối ưu: Một công ty du lịch lớn ở Mỹ quyết định thực hiện một sáng kiến chuyển đổi số bằng cách lắp đặt các camera công cộng và các cảm biến thu thập dữ liệu công khai ở nhà ăn của công ty. Dữ liệu được truyền về hệ thống tính toán để phân tích. Sau một thời gian, công ty nhận ra rằng nhóm những người thường xuyên ăn cùng nhau trong nhóm 4 người hoặc 8 người là những người có năng suất lao động cao hơn những người ăn một mình hoặc ăn theo nhóm đông hơn. Chính vì vậy, công ty này đã quyết định thay đổi kích thước bàn ăn trong nhà ăn của mình, chỉ gồm 2 loại bàn, dành cho 4 người và dành cho 8 người.

Số hóa và chuyển đổi số có điểm gì giống nhau

Nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số là do chúng có vài điểm giống nhau. Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp. Từ đó làm thay đổi nhiều thao tác truyền thống. Cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Những công nghệ được áp dụng từ đơn giản đến phức tạp. Đơn giản như việc chuyển dữ liệu sang dạng file mềm. Hay phức tạp khi ứng dụng các công nghệ hiện đại như AI, Big Data, IoT,…

Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện ở yếu tố con người và các giá trị bền vững. 

Số hóa tài liệu, hồ sơ là bước đầu tiên trên hành trình chuyển đổi số

Số hóa chỉ đơn giản là ứng dụng công nghệ để làm thay đổi các quy trình, thao tác làm việc. Là sự sử dụng các yếu tố kỹ thuật số thuần túy. Bản thân các dữ liệu không có gì thay đổi. Chỉ là thay đổi cách thức lưu trữ chúng. Số hóa làm thay đổi cách thức lưu trữ, thao tác làm việc. Nhưng nó không tối ưu được hoàn toàn hoạt động của doanh nghiệp. 

Còn chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, tác động lên toàn bộ doanh nghiệp. Từ tổ chức, con người đến mô hình kinh doanh. Dựa trên các dữ liệu và quy trình được số hóa, chuyển đổi số làm thay đổi toàn bộ mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phù hợp, tối ưu quy trình, mô hình kinh doanh để đem lại hiệu quả kinh doanh cao. 

Chuyển đổi số làm thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.

Để thực hiện chuyển đổi số thành công, quan trọng nhất là yếu tố con người. Từ lãnh đạo đến nhân viên cần được đào tạo để thích ứng với mọi sự thay đổi. Cần có sự nhanh nhạy linh hoạt hoạt hơn.

Hơn nữa chuyển đổi số là quá trình liên tục và kéo dài. Không thể hoàn thành ngay lập tức trong thời gian ngắn. Trong khi đó, số hóa có thể thực hiện và hoàn thiện nhanh chóng. Số hóa có thể coi là những bước đệm của chuyển đổi số.

Kết luận

Số hóa và chuyển đổi số về cơ bản có điểm giống nhưng hoàn toàn khác nhau. Số hóa là quá trình quan trọng không thể thiếu trong chuyển đổi số .  Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số. 

Để thực hiện chuyển đổi số thành công thì việc tạo nền tảng từ số hóa là vô cùng quan trọng. Đồng thời yếu tố con người cũng cần được quan tâm.