Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước phải gắn với chiến lược phát triển của mỗi địa phương và CNTT là phương tiện phục vụ tích cực thực hiện các mục tiêu phát triển đó. Cần nhận thức rằng đầu tư cho CNTT là đầu tư cho phát triển ở tất cả các ngành, các địa phương. Nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi giới thiệu kinh nghiệm của một số địa phương đã thành công trong việc ứng dụng CNTT.
Sớm xây dựng chính quyền điện tử
Trước tiên có thể kể tới thành phố Đà Nẵng và tỉnh Lào Cai, hai địa phương này đã chủ động xây dựng và phê duyệt mô hình chính quyền điện tử thống nhất trong toàn tỉnh nhằm quy hoạch nhóm các ứng dụng nghiệp vụ cho từng ngành, cũng như nhóm các ứng dụng, dịch vụ kỹ thuật cơ bản, dùng chung cho toàn bộ hệ thống chính quyền điện tử, phục vụ kết nối liên thông cho các ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Mô hình chính quyền điện tử được xem là một công cụ quản lý nhà nước, phục vụ cho công tác lập kế hoạch 5 năm và hàng năm, cũng như thẩm định, phê duyệt các dự án xây dựng hệ thống thông tin theo một lộ trình triển khai ứng dụng CNTT trong nhiều năm tới, trong đó có các hệ thống thông tin của kế hoạch 43, đồng thời phục vụ theo dõi, giám sát và đánh giá mức độ sẵn sàng về chính chuyền điện tử của địa phương theo từng giai đoạn.
Bên cạnh đó, thành phố Đà Nẵng cũng thực hiện phương châm 3 tại chỗ: hạ tầng tại chỗ, nhân lực tại chỗ, nhà cung cấp giải pháp tại chỗ; đã đảm bảo các hệ thống thông tin luôn sẵn sàng và vận hành thông suốt, sử dụng tài khoản thư điện tử thống nhất để đăng nhập và truy cập vào các hệ thống thông tin. Đồng thời, nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT, thành phố Đà Nẵng đã ban hành các quy chế quản lý, vận hành và khai thác cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành nói riêng và các hệ thống thông tin khác nói chung, trong đó quy định cụ thể việc sử dụng khai thác hệ thống thông tin là một tiêu chí hoàn thành công việc của mỗi cán bộ, công chức.
Thành phố Hồ Chí Minh cũng là địa phương chủ động xây dựng cấu trúc thông tin tổng thể cho hệ thống cổng thông tin điện tử của toàn thành phố, bao gồm trang thông điện tử của thành phố và các trang thông tin điện tử của các sở, ngành và quận, huyện thống nhất, trên cùng một nền tảng công nghệ, tạo khả năng kết nối liên thông giữa cổng thông tin điện tử với các ứng dụng, trước mắt tập trung vào hệ thống một cửa điện tử của các sở, quận, huyện. Nhờ đó, cùng với Đà Nẵng, Lào Cai, hệ thống cổng thông tin điện tử cấp tỉnh dễ dàng duy trì, nâng cấp, mở rộng và nhanh chóng công khai, cung cấp thông tin về tình trạng xử lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp trên phạm vi toàn thành phố.
Với quan điểm triển khai đến đâu hiệu quả đến đó", thành phố Hồ Chí Minh đang tiếp tục thí điểm và mở rộng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin "loang" theo cấu trúc thông tin để hướng tới phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp. Bằng cách này, giúp thành phố định hình lộ trình xây dựng từ hạ tầng, nguồn nhân lực, cơ chế chính sách và từng bước hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Bên cạnh đó, thành phố Hồ Chí Minh cũng là đơn vị tiên phong trong triển khai chữ ký số ứng dụng vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để đảm bảo an toàn, bảo mật trong việc trao đổi văn bản hành chính giữa các cơ quan; ứng dụng công nghệ sinh trắc học (nhận dạng vân tay) vào quy trình giải quyết các thủ tục hành chính.
Bài học kinh nghiệm
Có thể nói ứng dụng CNTT thành công tại các địa phương trên đều có sự điều hành trực tiếp của lãnh đạo địa phương và nỗ lực xây dựng, triển khai của các đơn vị chuyên trách về CNTT. Một số bài học kinh nghiệm rút ra từ quá trình ứng dụng CNTT của Đà Nẵng, Lào Cai, thành phố Hồ Chí Minh là những kinh nghiệm quý để các địa phương khác học theo.
Ngay từ đầu, Đà Nẵng, Lào Cai và thành phố Hồ Chí Minh đã tập trung xây dựng mô hình chính quyền điện tử hay cấu trúc thông tin, phải lấy yêu cầu và kết quả cải cách thủ tục hành chính làm thước đo mức độ hiệu quả của ứng dụng CNTT, giúp cơ quan nhà nước nhanh chóng hình thành danh mục, lộ trình đầu tư và cách thức theo dõi, đánh giá mức độ sẵn sàng về chính quyền, cơ quan điện tử trong việc phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Hai là, quan tâm đến các dự án đầu tư về hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng thông tin và nền tảng phát triển, triển khai ứng dụng, cơ sở dữ liệu.
Ba là, triển khai ứng dụng CNTT trong phạm vi nội bộ của cơ quan nhà nước cũng phải tuân thủ nguyên tắc thí điểm trước, sau đó đánh giá, xem xét và rút kinh nghiệm mở rộng.
Bốn là, đối với các dự án đầu tư hệ thống thông tin có phạm vi triển khai rộng, quy mô đầu tư lớn, độ phức tạp cao, các chủ đầu tư cần quan tâm: Điều tra, khảo sát tình hình, kinh nghiệm triển khai trong và ngoài nước để học tập, rút kinh nghiệm. Tuy nhiên, không vì thế mà không triển khai các hệ thống thông tin trọng điểm, chưa ở đâu triển khai, có thể lựa chọn cách làm như bài học số ba nêu trên. Nghiên cứu, đề xuất và trình người có thẩm quyền ban hành các cơ chế, chính sách liên quan để đảm bảo tính khả thi trong quá trình xây dựng, triển khai và tính hiệu quả khi đưa hệ thống thông tin vào khai thác, sử dụng. Đề xuất cơ chế, chính sách này phải thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án.
Năm là, đối với dự án đầu tư, tập trung làm rõ bối cảnh hình thành, tính cấp thiết, mục tiêu của dự án; yêu cầu kỹ thuật, thiết kế sơ bộ và đánh giá tác động của hệ thống thông tin để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong và sau dự án đầu tư. Đồng thời, dựa trên các chỉ tiêu được đề xuất trong phần đánh giá tác động để định kỳ, thường xuyên theo dõi, giám sát và kiểm soát chất lượng của hệ thống thông tin trong suốt quá trình xây dựng, triển khai đảm bảo tuân thủ các quy định về kiểm soát chất lượng, kiểm thử chất lượng.
Sáu là, các dự án đầu tư ứng dụng CNTT nói chung có đặc điểm gồm nhiều bên (đơn vị) cùng tham gia, có chi phí ban đầu rất lớn, nhưng khó thu được lợi ích trực tiếp nên độ rủi ro cao và tập trung vào nhóm yếu tố công nghệ, cơ chế chính sách liên quan đến nghiệp vụ, tổ chức và nguồn nhân lực. Trong đó, nhóm yếu tố tổ chức và nguồn nhân lực được xem là có mức độ ảnh hưởng đặc biệt quan trọng. Do đó, trong dự án đầu tư phải quan tâm đến các giải pháp truyền thông và đào tạo.