Trong năm 2021, 55% các doanh nghiệp Châu Âu khẳng định đại dịch Covid-19 khiến họ thêm cần công nghệ số hóa – Digitalization; và 46% công ty thừa nhận đã phát triển theo hướng số hóa nhiều hơn [Nguồn: European Investment Bank].
Theo khảo sát năm 2020, 25.7% doanh nghiệp cho biết đã bắt đầu ứng dụng các công nghệ số từ khi có dịch Covid-19 và sẽ tiếp tục duy trì [Nguồn: Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam].
DX – Digital Transformation, tức Chuyển đổi số, đang nổi lên như một xu hướng mới về tổ chức, quản trị doanh nghiệp. Trong mắt công chúng, Chuyển đổi số được hiểu là đưa thêm, dùng thêm công nghệ trong hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Nếu chỉ là thế, thì Chuyển đổi số có gì thật đặc biệt? Bởi ngay tại Việt Nam, công nghệ thông tin đã dần áp dụng vào kinh doanh từ thập niên 1990. Vậy, Chuyển đổi số có phải chỉ liên quan đến công nghệ? Chuyển đổi số thực chất là gì? Chuyển đổi số có xứng để các công ty đầu tư; và đầu tư để được gì? Chúng tôi tin rằng đấy là những câu hỏi gợi nhiều hứng thú cho một chủ doanh nghiệp. Và cuộc tìm hiểu lời giải sẽ còn thú vị gấp bội khi ta nhận ra Chuyển đổi số có hẳn 1 câu chuyện nên biết và cần biết. Hãy cùng khám phá câu chuyện này trong bài viết dưới đây.
Số hóa, Công nghệ số hóa và Chuyển đổi số
Cây có cội, nước có nguồn. Để hiểu bản chất & giá trị của Chuyển đổi số, chúng ta hãy tìm về nguồn của nó. Thoạt tiên, trong công ty, người ta làm việc với giấy và viết, dữ liệu thể hiện ra bằng nét mực, và lưu vào văn bản, đến lượt văn bản được phân nhóm vào các ngăn, các tủ hồ sơ. Khi công nghệ thông tin ra đời, người ta chuyển sang lưu dữ liệu vào máy tính; đây là giai đoạn Số hóa – Digitisation: dữ liệu khi trước được thể hiện bằng nét mực, nay được thể hiện bằng những dạng thức công nghệ và lưu vào ổ cứng. Tuy nhiên, giai đoạn này chưa cho thấy đổi mới gì trong cách làm việc.
Kế đến, công nghệ phát triển hơn nữa, dẫn sang một giai đoạn mới: Công nghệ số hóa – Digitalisation. Với sự ra đời của hàng loạt ứng dụng, phần mềm, đơn cử những phần mềm văn phòng như: Word, Excel, Powerpoint, Zoom, Photoshop… giúp cho công việc trong hàng loạt ngành nghề hoàn thành một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Rõ là cách làm việc có thay đổi, nhưng sự đổi khác chủ yếu ở 2 khía cạnh: tiện lợi và tốc độ; còn phương thức làm vẫn chưa mấy khác đi. Chẳng hạn: trước khi có công nghệ số, người ta phải thảo một văn bản bằng giấy viết hoặc máy đánh chữ, rồi gửi thư đến chỗ nhận; nay thì nhập vào máy tính rồi in ra hoặc gửi điện thư – Email. Cái cốt lõi là thảo văn bản vẫn vậy, nhưng nhờ máy tính, chúng ta làm nhanh hơn, dễ dàng hơn. Hoặc khi trước chúng ta phải hội họp trực tiếp, với sự hiện diện của mọi thành viên tại cùng địa điểm; nay chúng ta mỗi người ở nhà vẫn có thể họp trực tuyến qua Zoom.
Vậy nhưng tiềm năng công nghệ số có thể nói là khổng lồ, sau khoảng 3 thập niên giúp con người làm việc theo những phương cách cũ nhưng nhanh chóng và dễ dàng hơn thì nay, nó bắt đầu giúp con người làm việc bằng những cách thức, phương pháp hoàn toàn mới mẻ, với hiệu quả cao hơn nữa. Đây chính là giai đoạn Chuyển đổi số - Digital Transformation. Chúng ta đã chứng kiến nhiều phương thức mới mẻ như thế qua những tên tuổi như:
a. Grab, Uber… Thường được gọi là các hãng xe công nghệ, chúng thay đổi hẳn cách người dùng và tài xế thực hiện một cuốc xe: thay vì đi tìm tài xế, bạn ngồi nhà, mở ứng dụng và ra yêu cầu đặt xe. Bạn không phải trả giá vì mức giá cố định theo thời điểm. Tài xế không cần thông thuộc đường đi vì đã có ứng dụng Google Maps. Bạn có thể đánh giá, bình luận về tài xế hay thậm chí khiếu nại với hãng xe nếu bất ưng ý. Một cách vận hành hoàn toàn mới, buộc các tài xế phải ý thức cải thiện mình, còn người dùng có thể đặt xe ở phạm vi rộng khắp với mức giá phải chăng.
b. Netflix: dịch vụ chiếu film trực tuyến. Thời trước, muốn xem film, bạn phải đến rạp hoặc đến tiệm mướn băng, dĩa mang về chiếu tại nhà. Netflix mang lại cho bạn một cách trải nghiệm hoàn toàn mới. Sau khi mua gói xem film Netflix dài hạn, bạn chỉ cần ngồi trong phòng, chọn bộ film mình thích rồi thưởng thức ngay, không phải mất thì giờ hoàn trả cuốn film đã xem, có thể xem liên tiếp nhiều film tùy ý thích hay tùy chỉnh phụ đề Việt, Anh, Pháp… để tận dụng rèn ngoại ngữ.
Chuyển đổi số còn hẳn một tương lai dài phía trước, với sự thu hút mạnh mẽ cộng đồng doanh nghiệp và đà xâm nhập ngày càng sâu rộng đến nhiều ngành nghề, lĩnh vực. Đó đúng là một xu hướng ngày một rõ nét và định hình toàn ngành kinh doanh sắp tới.
Vậy Chuyển đổi số chỉ là vấn đề công nghệ?
Tuyệt đối không, bạn hãy nhìn lại câu chuyện về Grab. Xe ôm thời đại mới đi kèm một… quy trình mới. Ta hãy thử minh họa 1 quy trình của tài xế:
(i) Quy trình cũ:
Bước 1: đến 1 địa điểm thuận tiện để chờ khách
Bước 2: chờ khách
Bước 3: thương lượng hành trình & giá với khách
Bước 4: chở khách
Bước 5: nhận thanh toán
(ii) Quy trình mới:
Bước 1: mở ứng dụng
Bước 2: chờ ứng dụng phân bổ khách
Bước 3: nhận thông tin khách
Bước 4: đến địa điểm đón khách
Bước 5: chở khách
Bước 6: nhận thanh toán – nếu tiền mặt
Bước 7: khuyến khích khách phản hồi, đánh giá
Như thế, trước khi bàn nhau dùng công nghệ nào, doanh nghiệp phải xây xong quy trình làm việc mới – tức 1 cách làm việc mới mẻ mà khi trước không thể làm được vì chưa có công nghệ hỗ trợ. Công nghệ số, nó chỉ đóng cái vai hỗ trợ trong việc Chuyển đổi số mà thôi. Khi có quy trình mới, con người cũng phải đổi mới theo mới thực hiện được cái lối làm đó. Vẫn lấy tình huống Grab làm tham chiếu, ta dễ thấy:
(i) Trong quy trình cũ: tài xế còn quyền thương lượng giá với khách, cần thông thuộc đường đi, thái độ phục vụ khách tùy theo lương tâm cá nhân.
(ii) Trong quy trình mới: tài xế không thương lượng giá, không phải thông thuộc đường đi nhưng cần biết sử dụng điện thoại và các ứng dụng, muốn trụ nghề lâu phải phục vụ khách chu đáo vì có đánh giá từ khách hàng và giám sát từ công ty.
Tóm lại, Chuyển đổi số gồm đầy đủ là 3 thành phần, theo thứ bậc ưu tiên sau:
i. Quy trình
ii. Con người
iii. Công nghệ
Tất nhiên, thang bậc trên hoàn toàn tương đối. Bởi khi thiết kế một quy trình mới, bạn cũng thầm cân nhắc liệu con người có thể đổi hẳn sang làm quy trình này thật trơn tru không, hay công nghệ đáp ứng trọn vẹn cho nó không.
Một lộ trình nên theo
Nếu Chuyển đổi số là cái đích, thì có vài con đường đi đến đích. Nhiều đường gai góc chông chênh hay thậm chí dẫn bạn đến chỗ vô định. Điển hình là để chuyển đổi số, bạn hối hả mua một vài phần mềm nào đó, cho cài đặt khắp công ty rồi bắt nhân viên xài. Một thời gian sau, bạn thấy chẳng mấy người dùng và mọi thứ phủ bụi quên lãng.
Đi con đường vững vàng, bạn hãy bắt đầu bằng việc rà soát tất cả Quy trình nghiệp vụ, thiết kế những quy trình mới tốt hơn dựa trên am hiểu về khả năng hỗ trợ của Công nghệ số hiện nay cũng như khung năng lực của đội ngũ doanh nghiệp bạn. Tiếp theo, bạn cần huấn luyện, trang bị cho đội ngũ những kiến thức, kĩ năng mới đủ vận hành các quy trình mới. Bước cuối cùng là đưa các phần mềm công nghệ hỗ trợ vận hành các quy trình mới vào doanh nghiệp. Ba thành tố này cần phối hợp nhịp nhàng và triển khai theo một kế hoạch chu đáo. Chỉ khi đó, bạn mới thực sự làm Chuyển đổi số.
Nguồn: Cask