Doanh nghiệp của bạn đang ngày càng phát triển, hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng. Do đó, việc chuyển đổi sang một hệ thống ERP mới là cần thiết. Bước phát triển mới này là một dấu hiệu đáng mừng, đem lại cả thử thách và cơ hội cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc triển khai ERP rất phức tạp, mất nhiều thời gian và công sức. Không phải dự án ERP nào cũng diễn ra suôn sẻ, một số trường hợp gặp thất bại ngay từ khi bắt đầu.

Nhằm đảm bảo thành công cho dự án ERP, chúng tôi đã tổng hợp danh sách những tiêu chuẩn cần thiết mà bất kỳ dự án ERP nào cũng phải có. Doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể dựa vào danh sách và thực hiện hoặc điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 1: Nhận được sự chấp thuận từ ban quản lý cấp cao

Có được sự chấp thuận và hợp tác từ mọi thành viên trong công ty tuy quan trọng nhưng quan trọng nhất vẫn là sự chấp thuận từ ban quản lý cấp cao.

Để thực thi một dự án ERP cần một nguồn lực khổng lồ, do đó việc thuyết phục quản lý của bạn thật sự không dễ dàng. Để đảm bảo quá trình triển khai phần mềm ERP luôn diễn ra suôn sẻ, có được sự đồng thuận từ ban quản lý cấp cao là một bước cấp thiết cần phải thực hiện trước tiên.

Thường xuyên cập nhật thông tin với ban quản lý

Đừng cảm thấy chán nản chỉ vì quản lý của bạn tỏ ra nghi ngại. Họ đơn giản chỉ muốn biết diễn tiến tình hình của dự án, khi nào việc đầu tư sẽ đem đến kết quả. Giải thích cặn kẽ mọi thắc mắc của họ, hãy giúp họ hình dung viễn cảnh của tương lai, cách doanh nghiệp chuyển đổi theo chiều hướng tốt hơn nhờ vào dự án ERP này.

Đặt mục tiêu thiết thực

Hãy chia nhỏ mục tiêu, vừa dễ cho bạn thực hiện hơn, vừa giúp ích cho việc đánh giá và dự đoán kết quả. Một khi dự án bắt đầu đem lại kết quả, bạn có thể dùng chính những kết quả thiết thực đó để thuyết phục các thành viên khác.

Bước 2: Thiết lập đội ngũ quản lý dự án ERP tinh nhuệ

Nhóm dự án ERP của bạn là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uy tín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòng với kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại.

Làm thế nào để nhận biết một đội ngũ ERP giỏi?

Nhóm dự án phải của bạn ngoài việc sở hữu kỹ năng quản lý dự án, những thành viên này còn phải đặt mục tiêu chung của doanh nghiệp lên hàng đầu, có tổ chức và có kiến thức chuyên sâu về dự án ERP. Ngoài việc trực tiếp triển khai dự án ERP, những thành viên này cũng sẻ đóng vai trò chia sẻ thông tin cho những thành viên khác. 

Tuy nhiên, quan trọng hơn cả là những thành viên trong đội ngũ quản lý dự án cần sở hữu tinh thần đồng đội cao. Đặc tính này không những giúp gắn kết các thành viên khác trong nhóm, mà còn giúp định hướng dự án tránh tình trạng dự án đi sai hướng. 

Khi làm việc trong một nhóm, bạn phải bỏ qua cái tôi cá nhân, đồng thời phải tiếp nhận nhiều ý kiến khác nhau. Thành viên của nhóm dự án phải nhận thức được làm thế nào để phân biệt những ý kiến quan trọng, tổng hợp mọi ý kiến và giải đáp thắc mắc khi cần thiết.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP

Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp giải pháp và tư vấn, việc đánh giá nên được thực hiện dựa trên một loạt các tiêu chuẩn được định sẵn. Bạn có thể cân nhắc những câu hỏi sau để thiết lập tiêu chuẩn đánh giá cho phù hợp:

• Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
• Giải pháp giúp xóa mờ khoảng cách khác biệt hiện tại trong doanh nghiệp, và giúp bạn vượt lên dẫn đầu thị trường?
• Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
• Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh? 

Nhìn chung, nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP phải cung cấp được những bằng chứng cụ thể cho những dự án thực hiện thành công trước đây của họ, đồng thời họ sẽ khiến bạn tự tin và có cái nhìn tích cực hơn cho dự án ERP sắp tới.

Khâu lựa chọn quan trọng này nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý, mọi ý kiến và thắc mắc từ mọi thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cất nhắc kỹ càng.

Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh?

Một trong những lựa chọn khó khăn nhất mà bạn phải quyết định đó là tùy chỉnh phần mềm ERP hay dùng những gì có sẵn.

Về cơ bản, phần mềm ERP được phát triển nhờ vào quan sát và áp dụng những phương pháp thực hành tốt nhất (Best Practices). Nếu quy trình hoạt động không phù hợp (non-conforming), doanh nghiệp bạn không phải là best practice.

Hãy thử tưởng tượng nếu phần mềm ERP được triển khai, chuyện gì sẽ xảy ra cho doanh nghệp bạn? Bạn thuộc trường hợp nào trong hai trường hợp bên dưới:

Quá trình hoạt động của doanh nghiệp có cần thay đổi để phù hợp với giải pháp ERP hay không?

Doanh nghiệp của bạn có một lợi thế cạnh tranh đặc biệt, và hệ thống mới không đáp ứng được mọi nhu cầu bạn đặt ra. Trong trường hợp này, bạn cần phải tùy chỉnh giải pháp ERP để phù hợp với doanh nghiệp.

Với trường hợp 1, doanh nghiệp của bạn không phải best practice, vì vậy phải thiết lập kế hoạch nhằm thay đổi hoạt động trong doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp. Đây cũng là cơ hội tốt để bạn điều chỉnh những thói quen xấu, những quy trình lỗi thời, không phù hợp đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn.

Bước 5: Quản lý thay đổi

Triển khai phần mềm ERP không chỉ là chuyển đổi từ một hệ thống IT lỗi thời sang một hệ thống hiện đại hơn, mà còn là sự thay đổi trong quy trình hoạt động thường nhật của doanh nghiệp.

Chắc chắn rằng bạn sẽ phải đối diện với một bộ phận nhân viên phản đối việc thay đổi quy trình làm việc. Không phải lúc nào cũng giải quyết bằng cách ép buộc mọi người thực hiện theo chỉ thị, vì đôi khi nhân viên của bạn chưa hiểu rõ những lợi ích mà phần mềm ERP có thể đem đến.

Hãy lập một kế hoạch để chuẩn bị cho sự thay đổi, bao gồm 3 yếu tố chính sau:

Xác định mục tiêu – những người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dự án ERP

Liên tục cập nhật thông tin – giải đáp mọi thắc mắc, giải thích kỹ lưỡng sự thay đổi là cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, cho họ thấy những lợi ích và những ví dụ cụ thể về khả năng mà giải pháp ERP sẽ đem lại.

Thường xuyên báo cáo – cập nhật tiến trình dự án cho nhân viên, các nhà đầu tư và ban quản lý cấp cao. Đồng thời, những ý kiến và thắc mắc của họ là có căn cứ, do đó rất đáng được cân nhắc.

Bước 6: Làm sạch dữ liệu

Rất nhiều doanh nghiệp không lường trước được tầm quan trọng và khối lượng khổng lồ của dữ liệu cho đến khi bắt đầu công đoạn làm sạch để chuẩn bị chuyển giao sang hệ thống mới.

Khối lượng dữ liệu khổng lồ là vì mỗi bộ phận hoặc cá nhân thường lưu trữ dữ liệu dưới một định dạng hoặc tên khác nhau. Bạn phải đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp chỉ lưu duy nhất một bộ dữ liệu chủ hoàn thiện và chính xác.

Đâu là giải pháp để khắc phục vấn đề trên? Quy trình làm sạch dữ liệu (data cleansing) có thể thực hiện trước khi bạn lựa chọn nhà cung cấp. Sắp xếp thời gian sàng lọc dữ liệu thường xuyên nhằm đảm bảo dữ liệu không bị trùng lặp hoặc phân tán. Giải quyết dứt điểm các nút thắt cổ chai và những bộ phận thường xuyên xuất hiện vấn đề.

Do tính chất công việc, hãy phân công trách nhiệm lọc, làm sạch dữ liệu và kiểm soát vấn đề cho những cá nhân có tính tỉ mỉ cao, chịu khó và thông minh.

Bước 7: Kiểm tra hệ thống

Nhằm đảm bảo tiến độ cho dự án, hệ thống phải được kiểm tra và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn của dự án. Việc kiểm tra chi tiết và thường xuyên còn giúp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra.

Thử nghiệm hệ thống

Thử nghiệm nền tảng (fundamental testing) – diễn ra ngay sau bước cấu hình sơ bộ cho hệ thống. Tất cả giao dịch được sắp đặt sẵn đều được lần lượt kiểm tra sơ bộ nhằm đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu, và phải đảm bảo quy trình thử nghiệm diễn ra thành công trước mỗi cột mốc giai đoạn nhất định.

Thử nghiệm tích hợp (integration testing) – kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy. Để thử nghiệm thành công, bạn phải "pass" được ít nhất 15-30 kịch bản trong giai đoạn thử nghiệm (đại diện cho 90% quy trình hiện tại của doanh nghiệp), rồi từ đó cải thiện dần cho đến khi toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ.

Những đợt thử nghiệm tích hợp tiếp theo sẽ áp dụng trực tiếp dữ liệu thực nhằm đảm bảo xác định chính xác quy trình ngay từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việc đồng bộ hóa hàng hóa trong kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng và lệnh sản xuất, đồng thời sao chép đúng 100% các hoạt động kinh doanh diễn ra thường nhật tại một thời điểm bất kỳ.

Trong giai đoạn thử nghiệm, bộ dữ liệu gốc của doanh nghiệp phải thật đầy đủ và chính xác mới có thể cung cấp cho quá trình đặt hàng trong thực tế.

Thử nghiệm người dùng

Thử nghiệm trực tiếp trên một số người dùng giúp bạn đánh giá chính xác các tính năng của giải pháp. Giai đoạn này cho phép bạn:

Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng trong thời gian thực.

 Huấn luyện nhân viên làm quen với giải pháp mới. Những người dùng thử nghiệm này cũng sẽ giúp truyền đạt lại thông tin cho những nhân viên khác.

Sự đóng góp từ những người dùng này không chỉ đơn thuần là kiểm tra hệ thống mà còn giúp phát hiện sai sót và cung cấp thông tin chuyên môn mà ngay cả những người quản lý và nhóm dự án cũng bỏ sót.

Bước 8: Kiểm soát chi phí

Chi phí thực tế của dự án ERP chắc chắn sẽ cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu. Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn một kế hoạch chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên. Một điều đáng lưu ý nữa là bạn phải dự tính ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi dự án kết thúc.

Một kế hoạch thực tiễn bao gồm toàn bộ chi phí thực tế và cả chi phí phát sinh, những chi phí này sẽ chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách hằng tháng. 25% còn lại sẽ được dùng để ứng phó những rủi ro phát sinh trong giai đoạn 6 tuần cuối cùng trước khi dự án “go live” và 6 tuần tiếp theo đó.

Một mẹo để doanh nghiệp bạn cắt giảm chi phí đó là giảm số lượng tư vấn viên hiện đang hỗ trợ dự án và thay bằng nhân viên của bạn. Quy tắc là 2-3 nhân viên nội bộ có thể thay thế một tư vấn viên.

Bước 9: Định nghĩa thành công

Khác với thành công về mặt tài chính, rất khó để xác định độ thành công của một dự án ERP vì nó còn bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi và kiểm soát mong muốn của con người.

Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn định nghĩa thế nào là “thành công”. Nếu dự án bị phê bình chỉ vì những chi tiết vụn vặt, điều này sẽ khiến đội ngũ quản lý dự án cảm thấy chán nản.

Đó là lý do vì sao việc báo cáo thường xuyên đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian nhất định) cũng rất hữu ích.

Minh Nguyễn, ERP Consultant