Khi bạn hiểu quy trình nào có thể và không thể tự động hóa, cũng như cách xây dựng quy trình làm việc năng động cho nhóm của mình, bạn có thể tận dụng những gì phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mang đến cho bạn. 

Dưới đây là 12 lợi ích hàng đầu mà tổ chức của bạn có thể nhận được khi tự động hóa các quy trình kinh doanh:

1. Cải thiện hiệu quả và năng suất. Khi thêm một giải pháp tự động hóa mới để giúp loại bỏ khả năng bị mắc lỗi, doanh nghiệp của bạn sẽ ngay lập tức trở nên hợp lý hóa hơn và ít phát sinh lỗi hơn. Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công rườm rà và tốn nhiều công sức mà nhóm của bạn đảm đương hàng ngày, bạn đang loại bỏ chính các nhiệm vụ gây bế tắc và đẩy nhanh các quy trình công việc cấp cao hơn giữa các đơn vị kinh doanh, các thành viên trong nhóm và mọi người trong tổ chức của bạn.
2. Giảm thiểu sai sót của con người.  Sẽ luôn có lỗi của con người vì nhiều lý do khác nhau, một số do cố ý và một số do tình cờ. Nhưng tự động hóa hiện tại làm giảm nguy cơ mắc lỗi của con người, trong một số ngành công nghiệp nhiều hơn những ngành khác và tương lai của tự động hóa sẽ giảm thiểu sai sót của con người nhiều hơn với khả năng tăng năng suất và cộng tác nhiều hơn.
   
   Mỗi lần lấy một sản phẩm phải chính xác đến từng phép đo cụ thể. Con người khó thực hiện điều này một cách chính xác và theo thời gian nhất quán do con người không di chuyển ở một vị trí cố định như rô bốt. Do đó, con người thường mất nhiều thời gian hơn so với robot vì họ phải căn chỉnh nó cho phù hợp với các phép đo mỗi lần sử dụng phối hợp tay và mắt.
   
   Giờ đây, nếu bạn đã tự động hóa việc này thông qua máy móc hoặc rô bốt, nhờ hệ thống thị giác và các chuyển động chính xác được kiểm soát, rô bốt sẽ thực hiện công việc đó đồng thời đo lường liên tục.
   
   Ngay cả khi rô bốt hoặc hệ thống tự động hóa chỉ nhanh hơn một chút, theo thời gian, nó sẽ làm tăng thêm nhiều thời gian và ít nhân sự cần thiết cho dự án đó. Do đó, tại sao các công ty đầu tư vào giải pháp dài hạn để giảm biên sai sót hoặc rủi ro do lỗi của con người.
   
3. Giảm thời gian và chi phí. Tự động hóa giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí và tăng lợi nhuận, đặc biệt là các nhóm chuyên xử lý công việc qua các quy trình giấy tờ theo cách thủ công. Tự động hóa các quy trình sẽ giúp tăng tốc hoạt động nội bộ, vậy nên, bạn sẽ dễ dàng tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các quy trình đó. Đồng thời, bạn có thể phân công lại nhiệm vụ khác cho những nhân viên đảm trách các quy trình xử lý thủ công trước đó, để họ chú trọng vào những vấn đề quan trọng hơn.
4. Cải thiện sự cộng tác.
   Một trong những lý do chính khiến robot ngày càng gia tăng tại nơi làm việc là do những lợi ích mà robot có thể mang lại cho doanh nghiệp. Tương lai của tự động hóa sẽ chỉ giúp các doanh nghiệp đạt được sự hợp tác hơn nữa. 
   
   Trong một báo cáo, công nghệ hợp tác có thể tăng năng lực sản xuất lên 20% trong khi giảm tiêu thụ nguyên liệu xuống 4%. Những con số đó theo thời gian thực sự có thể cho phép một doanh nghiệp đi trước, đặc biệt là trong một ngành như sản xuất.
   
5. Quản lý tài liệu và dữ liệu đơn giản. 
   Khi sử dụng các quy trình thủ công, nhân viên rất dễ bị thất lạc thông tin truyền đạt bằng văn bản, bảng tính và các tài liệu khác, dù là đã in ra hay gửi qua email. Thêm vào đó, việc phải di chuyển thông tin hoặc tính toán từ nguồn dữ liệu này sang nguồn dữ liệu khác có khả năng mắc sai sót do con người gây ra, cũng như tốn nhiều thời gian hơn. Khi tự động hóa quy trình, tất cả tài liệu và dữ liệu của bạn đều được sắp xếp ở một vị trí duy nhất, hợp lý hóa việc quản lý tài liệu để bạn dễ dàng bố trí và truy xuất tài liệu.
6. Khả năng hiển thị và tính minh bạch. 
   Bạn sẽ không phải bố trí hỗ trợ thêm cho nhóm của mình vì các giải pháp tự động hóa sẽ giúp đảm bảo tuân thủ theo các biện pháp tốt nhất và thực thi cơ chế quản trị. Thông qua khả năng thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, bạn có thể xem trang tổng quan dữ liệu để có cái nhìn xuyên suốt và minh bạch về những việc mọi người hiện đang làm, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
7. Tiêu chuẩn hóa quy trình và tuân thủ. 
   
   Quy trình tự động hóa có các nguyên tắc nghiêm ngặt về những người có thể thực hiện thay đổi hoặc cập nhật tài liệu, nhưng các thành viên trong nhóm có thể không phải lúc nào cũng tuân theo các nguyên tắc đó. Khi có sẵn BPA, bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ các bước vì quy trình đã được tích hợp sẵn trong hệ thống. Bạn có thể xây dựng một tự động hóa quy trình làm việc kỹ thuật số hiệu quả, đảm bảo thông tin phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Điều này cũng có nghĩa là các doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi ai đang sử dụng dữ liệu nào — thông qua thao tác ghi nhật ký tên, ngày tháng và chi tiết nhiệm vụ mà không gặp rắc rối. Việc ghi lại thông tin đó cũng giúp bạn tạo lập các biên bản kiểm tra và chứng minh tính tuân thủ.
8. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
   Nhờ tất cả các mức tăng trên, rõ ràng là điều này có tác động tích cực đến trải nghiệm của khách hàng. Rủi ro sai sót thấp hơn và thời gian sản xuất tăng lên đồng nghĩa với việc cung cấp dịch vụ tốt hơn, chính xác hơn trong thời gian nhanh hơn thường mang lại khách hàng hài lòng.
   
   Lấy dịch vụ chuyển phát bưu kiện làm ví dụ. Khi họ cài đặt một bộ công cụ tự động hóa mới, nó cho phép họ tăng tốc dịch vụ và xử lý nhiều bưu kiện hơn, dẫn đến số lượng người nhận hàng nhanh hơn với chi phí thấp hơn cho công ty. Tương lai của tự động hóa sẽ chỉ cải thiện điều này khi có nhiều ứng dụng và hệ thống phần mềm ra đời.
   
   Hãy nhìn vào Amazon với việc cung cấp dịch vụ hàng đầu trong một ngày của họ. Điều đó giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và có thể là nguyên nhân giải thích tại sao có nhiều người sử dụng dịch vụ đó hơn đối thủ cạnh tranh.Nhờ tự động hóa mà dịch vụ này đã có thể được sử dụng. Từ việc tự động hóa khi các bưu kiện được đưa vào tòa nhà cho đến việc tự động hóa các quy trình, để đơn hàng được thực hiện, kiểm tra và sắp xếp nhanh hơn. 
   
9. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng (Enhanced Customer Satisfaction). Khi bổ sung giải pháp tự động hóa vào quy trình, nhân viên của bạn sẽ có thể dễ dàng hoàn thành rất nhiều trách nhiệm hàng ngày mà không gặp lỗi, từ đó cả nhóm của bạn sẽ làm việc với tinh thần phấn chấn hơn. Tự động hóa mang đến một môi trường trơn tru, tạo điều kiện cho nhân viên có khả năng phát triển. Quy trình phê duyệt của người quản lý diễn ra nhanh hơn, đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tập trung vào các dự án quan trọng hơn nhằm thúc đẩy và đổi mới các quyết định kinh doanh. Thêm vào đó, khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Khách hàng sẽ nhận được dữ liệu chính xác và nhất quán hơn, nhờ vậy, họ cảm thấy hài lòng hơn với kết quả hoặc thành phẩm nhận được.
10. Gia tăng triển vọng về truyền thông và tự động hóa tiếp thị
    Giống như việc bạn có thể tăng cường giao tiếp với khách hàng, bạn cũng có thể cải thiện giao tiếp với khách hàng tiềm năng của mình. Sau khi khách hàng tiềm năng tham gia vào quy trình bán hàng, họ có thể trở thành khách hàng hoặc cũng có thể rơi ra ngoài phễu chuyển đổi (pipeline). Hãy đảm bảo rằng bạn đã phủ kín mạng lưới các điểm tiếp xúc với họ để có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi và khả năng sinh lời của bạn.
    
    Lập bản đồ chu kỳ mua hàng của khách hàng và chuẩn bị thông tin liên lạc theo lịch trình được gửi đi vào những thời điểm đã định sau khi họ trở thành khách hàng tiềm năng là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để tăng chuyển đổi.
    
    Bạn có thể kết nối quy trình làm việc tự động của mình với các hoạt động tiếp thị ngoài đời thực hoặc bạn có thể kết nối chúng với chiến lược tiếp thị kỹ thuật số của mình. Digital Marketing Automation cho phép bạn nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trực tuyến thông qua quy trình bán hàng của họ, đảm bảo họ có thông tin phù hợp vào đúng thời điểm.
    
11. Cải thiện phương thức thanh toán với các quy trình tự động
    Tự động hóa quy trình thanh toán của bạn giúp đảm bảo giao hóa đơn đúng hạn và cải thiện việc theo dõi các khoản thanh toán và liên lạc. Thanh toán kịp thời thường dẫn đến việc khách hàng của bạn thanh toán nhanh hơn và dòng tiền tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn.
    
    Các chức năng thanh toán tích hợp giúp giảm khối lượng công việc của nhân viên và cho phép phân phối tất cả các hóa đơn khách hàng của bạn một cách chính xác và kịp thời nhất.
    
12. Phòng chống gian lận
    Séc đến nay vẫn là phương thức thanh toán thường xuyên bị tấn công bởi các hành vi gian lận. Theo “Báo cáo tình trạng tài khoản phải trả năm 2020”, 57% số người được hỏi cho biết họ đã nhận được hóa đơn giả hoặc gian lận. Ước tính có khoảng 81% công ty là mục tiêu của gian lận thanh toán (2019), theo khảo sát Kiểm soát và Gian lận Thanh toán của AFP. 

Thực tế này càng khẳng định tầm quan trọng của việc áp dụng tự động hóa quy trình thanh toán để gia tăng bảo mật an toàn cho các dữ liệu nhạy cảm bằng công nghệ.